Voluntarii care fac totul mai simplu

Voluntarii care fac totul mai simplu

Când totul merge ceas, de multe ori este cineva care nu se vede și este responsabil pentru un mecanism perfect sincronizat. În cazul Timișoara – Capitală Europeană a Culturii, succesul evenimentelor este datorat și voluntarilor care fac ca totul să pară mai simplu pentru întreaga echipă sau pentru vizitatorii orașului în sărbătoare.

După ce a început ca voluntar, Cristina Pop a devenit coordonator al celor aproximativ 3.000 de voluntari Timișoara 2023 iar acum vorbește despre echipa ei ca „marea familie de voluntari TM2023”.

Care este rolul voluntarilor și câți are programul Timișoara 2023?

În noiembrie – decembrie 2022 am pornit la drum cu gândul să formam o echipă entuziastă care crede în ideea oameni pasionați de oameni. Vorbim de una bazată pe valori precum prietenia, respectul, toleranța și responsabilitatea.

Voluntarul TM2023 ne-am gândit să aiba mai multe roluri: cel de Explorator se bucură să descopere ’’ce se întâmplă în culise și pe scenă’’, iar cel de Ambasador de proiecte participă activ la evenimente. 

Încercăm sa poziționăm oamenii pe posturile unde ei sunt potriviți, unde ei doresc să predea din know –how, unde doresc să învețe activ. Sperăm să ne mai debarasăm de sintagma “voluntarul cărăuș”, chiar dacă sunt proiecte unde este necesar aportul logistic, implicit cărarea obiectelor, însă ne dorim mult construirea unei comunități sănătoase, europene, deschise, unde persoanele valoroase, prin aportul lor pe orice plan, aduc plus valoare orașului și sunt o carte de vizită pentru acesta.

În momentul de față sunt circa 3000 de voluntari, împărțiți pe diverse proiecte, grupuri nișate.

Fiecare echipă de proiect are coordonatorii ei, fără de care, noi cei care încercăm să deslușim labirinturile 2023 nu ne-am fi putut descurca. Oameni smart, care în viața de zi cu zi au joburi full time, dar care totuși au ales să pună umărul la ceea ce înseamnă Timițoara Capitală Europană a Culturii.

Cum au fost aleși voluntarii?

Procesul de selecție este unul complex și începe de la contactarea operatorilor culturali, care introduc proiectele în platforma de voluntariat, cu toate detaliile: dată, descriere , număr de voluntari căutați, tipologie etc . Ulterior există perioada de aplicare, adică fiecare voluntar poate frunzări în platformă proiectele și acolo unde se regăsește, aplică. Proiectele variază de la o întindere de câteva ore, zile, săptămâni până la luni întregi și chiar un an.

În funcție de orele disponibile, fiecare voluntar își alege nișa unde ar dori să pună umărul. După care începe procesul de selecție, crearea de grupuri de lucru, unde se stabilește orarul fiecărui proiect, turele și responsabilitățile. Încercăm pe cât posibil să avem trainiguri cu fiecare echipă a fiecărui proiect. Poate în anumite cazuri training e mult spus – întâlnire de lucru. Aceste întâlniri sunt benefice și aduc plus valoare. Interacțiunea umană, voluntarii între ei, cunoașterea responsabilităților operatorului cultural în sine, duc la o mai bună desfășurare a proiectelor.  Pe parcursul desfășurării activității, toată lumea este angrenată și există comunicare în timp real. Important pentru noi este să acordam suportul necesar acolo unde este nevoie fiecărui grup de lucru în parte.

Cât de greu este să găsești voluntari pentru proiecte culturale și care este secretul tău?

Spun de fiecare dată că începutul cred ca a fost definitoriu, respectiv angrenarea pe pozițiile de coordonatori de voluntari a unor oameni super isteți și implicați, oameni care au mai dovedit că sunt muncitori. Am pornit la drum de la un nucleu sănătos, un nucleu cu care am demarat primele traininguri și de acolo, cred că simțind vibe-ul nostru și ceea ce ne dorim , am atras alături oameni asemănători.

Nu pot să spun că am un secret, cred că un atu este experiența mea anterioară ca supply chain manager, logistic manager de multinațională, omul calculat, care pornește de la decembrie 2023 și vede ce are de făcut începând cu decembrie 2022 lunar și săptămânal  astfel încât la finalul anului să spună că a reușit să ajungă unde a dorit. Faptul că sunt artist plastic și antreprenor înseamnă că înțeleg tipologia operatorului cultural și că iubesc oamenii, networking-ul și plasarea oamenilor valoroși în locurile potrivite.

Cum arată procesul de formare pentru voluntarii Timișoara 2023? Se mai pot înscrie voluntari noi, dacă da, cum?

Planul de training este unul foarte stufos. Împreună cu doamna profesor Denisa Abrudan, care este expertul în training TM2023 la departamentul de voluntari și căreia îi mulțumesc enorm pentru toată implicarea,  am gândit o strategie inițială.

Avem taininguri la fiecare grup de proiect, în plus traininguri tințite, respectiv pentru fiecare grup nișat, fie că este  Foto&Video, PR&SM, CityAngels, Graphic designers, project managers, afișieriști, voluntari în domeniul artelor etc.

Dau exemplu aici, pentru că tot ne apropiem, grupul de lucru Brâncuși. Selecția a pornit foarte devreme, încă din mai- iunie, când conturasem ideea de a selecta noi aplicanți și de a rula și cu voluntarii care mai participaseră la alte proiecte expozițonale – muzeale, cu accent pe mediere, plus grupul de lucru „voluntari domeniu artelor”.  Ca structură de training, am făcut un team- building la Târgu Jiu, unde domnul Adrian Tudor, din partea Universității Brâncuși, a făcut un minunat program de formare, cu accent pe oprerele din teren și nu numai. După acest prim pas, doamna profesor FulbrightLaura West, din SUA, a venit să ne învețe despre opera și omul Brâncuși la “Sitting at the Table with Brâncuși”. Ulterior, MNART ne-a susținut printr-un traing pe teren, chiar în muzeu, participând la un tur ghidat, numai pentru voluntari. Sorin Trâncă a venit de la București pentru a ne ajuta cu workshopuri despre “Drumul lui Constantin”, workshopuri de unde voluntarii au plecat cu un bagaj de cunoștiințe noi despre omul și opera brâncușiană.

Acesta este un exemplu, însa noi constant încercăm să avem trainguri țintite, menite să ajute grupurile de lucru .

Mai amintesc aici câteva grupuri unde au avut loc traininguri țintite: grupul seniori- junior (16-88 ani) a pornit de la ideea noastră incipientă de a apropia generașiile și de a prilejui învățarea intergenerațională și de a aduce cultura japoneză de respect pentru seniorat. Ei au avut parte de traininguri precum cooking session, VR, etc, menite să aducă generațiile împreună.

Un alt exemplu, grupul voluntarilor sociali implicați pentru incluziunea publicului vulnerabil la evenimente culturale. Acesta este un proiect pilot și ne dorim mult să reușim să îl dezvoltăm și pe viitor. Un proiect prin care persoanele cu dizabilități  sunt ajutate să ajungă de la domiciliu la evenimentul cultural și înapoi. Desigur ne bucuram mult de frumoasa colaborare cu DAS, care ne-a facilitat trainiguri țintite. Încă mai avem pentru viitorul apropiat asemenea traininguri în program.

La fiecare traing în parte ascultăm activ ceea ce voluntarii povestesc și ulterior le propunem aderarea la variile proiecte unde credem că ei se potrivesc.

La capitolul trainings ar fi foarte mult de discutat. El este în perpetuă schimbare, în funcție de analiza feedbackului pe care o efectuăm, a necesităților apărute pe parcurs.

Procesul de selecție de voluntari este încă deschis publicului larg.

Care sunt activitățile în care sunt implicați și cum sunt ei motivați?

„My work is preceless” – pornind de la acest slogan al nostru și de la faptul că voluntarii nu sunt remunerați, putem zice că pasiunea lor, motivarea lor, vine în primul rând din interior. Din dorința de a socializa, de a înfăptui lucruri pentru comunitate, de a se implica, de dărui, de a primi experiență și knowledge și, de ce nu, poate chiar găsirea unui job. Sunt voluntari angajați ulterior de operatorii culturali cu care au interacționat.

În rubrica noastră „Best of” de pe pagina Voluntim, voluntarii premiați si coordonatorii premiați declară,  printre altele, și ceea ce îi motiează. Sumarizând, cea mai mare motivare o au prin satisfacția că au pus umărul la desfășurarea fără cusur a evenimentelor culturale.

Care sunt principalele provocări în coordonarea voluntarilor Timișoara 2023?

Provocarea mea cea mai mare a fost managementul timpului. S-a lucrat alături de echipă 24/24, 7 /7. Acesta este anul în care am pus totul on hold: familie, business , timp pentru mine, ca să pot da totul din pasiune pentru oameni, pentru oraș.

Ce consideră voluntarii că este cel mai dificil în activitatea lor?

Cred că depinde de la caz la caz, de la voluntar la voluntar: poate multitudinea proiectelor și timpul limitat al fiecșruia, o alegere grea  atunci când îți dorești să participi la mai multe proiecte și nu reușești. Pentru alții, poate exteriorizarea și lucrul cu echipa, interacțiunea cu particpanții, cu operatorii culturali.

Cum consideri că ajută activitatea de voluntariat pe cei care o practică?

Voluntariatul este absolut normal în țările dezvolate și asta cred că trebuie să se întâmple și la noi în țară mai des. Voluntariatul te ajută să te dezvolți pe toate planurile, personal prin interacțiunea umană, prin gestionarea situațiilor, prin abordarea diferitelor tipologii de operatori, de proiecte, de situații, profesional mai ales pentru cei tineri dar nu numai, învățare activă constantă.

Ceea ce avem noi oamenii mai de preț, pe lângă familii, este timpul, iar voluntarul dăruiește ceea ce are el mai de preț. Aportul voluntarilor într-o comunitate duce la frumusețea ei deplină. Nu îmi imaginez un oraș dezvoltat, european , occidental , fără aportul voluntarilor.

Ce se întâmplă cu cei care s-au implicat în acest an după ce se încheie programul Capitală Europeană a Culturii? Vă gândiți să-i cooptați în noi proiecte?

O întrebare foarte naturală și frumoasă, mulțumesc pentru ea. Sperăm noi că ceea ce s-a construit acum în acest am cu cei 3000 de voluntari , circa 200 de proiecte, 25.000 ore de muncă  ( doar până în septembrie ), zeci de traininguri, să nu fi fost în zadar și povestea frumoasa să continue. Cum și sub ce formă, rămâne de văzut.

Trebuie să menționez și ceea ce s-a petrecut la nivel de operatori culturali. Networkingul pe care noi l-am observat la trainingurile și întâlnirile pe care le-am organizat și ceea ce a adus anul 2023 este o extrem de bună colaborare între entități. Responsabilii de voluntari din partea operatorilor culturali care acum se cunosc între ei și se sprijină ori de câte ori este nevoie este mare lucru. Ne bucură nespus comunitatea tot mai unită pe care o vedem.

Care a fost cea mai plăcută experiență trăită până acum în Timișoara 2023?

Știți cum e să vii dimineața pe jos la lucru și să zâmbești în timp ce prin cap îți trec încă trei idei de improvement?! Să ai șef (n.r. Ovidiu Megan) , un om echilibrat, smart și profesionist alături de care poți construi,  care vede întregul nu doar felia, să ai colegi alături de care poți muta munții, oameni tineri de la care avem ce învăța, oameni implicați și frumoși…

 Ei bine, anul acesta este pentru mine o bucurie totală. Nu aș putea să aleg o singură experiență, au fost momente alături de echipa din birou, alături de voluntarii de pe teren în care s-a plâns, s-a râs, s-a muncit, s-a alergat, s-a transpirat, s-a dansat, s-a construit. Totul este pentru mine cea mai plăcută experiență cu putință.

Care a fost cel mai intens moment trăit alături de voluntari, până acum?

2023.

Cu ce consideri că va rămâne orașul după ce se încheie programul Capitală Europeană a Culturii 2023?

Orașul rămâne mai bogat: cu experiențe, pornind de la operatorii culturali care s-au întrecut pe sine în ofertele valoroase, programe pentru toate gusturile, cu un HORECA poate mai bine pus la punct, cu vizunea și networkingul pregătit pentru următoarele intervenții culturale, cu noi toți mai activi și mai pasionați de orașul nostru ca niciodată. Din punct de vedere al voluntarialtului rămânem un oraș implicat, cu oameni valoroși, cu oameni muncitori .

Deasemena, anul acesta am organziat la Timișoara prima conferință internațională a coordonatorilor de  voluntari EcoC , priej cu care s-au luat anumite măsuri cu privire la demersul internațional al echipelor de voluntari , la îmbunătățirea sistemului și a proceselor de lucru . Ne bucură mult să fim primii care am organizat o asemenea întâlnire și evindent că ne bucură simpatia și încrederea care ne-o acordă țările viitoare EcoC , care ne-au invitat deja ca traineri și speakeri motivaținali pentru echipele lor și care au împrumutat din best practice-ul nostru.

#BizTimișoara este un proiect powered by Vodafone, realizat cu susținerea Asociației Timișoara 2023 – Capitală Europeană a Culturii
Parteneri: PROFI, tbi bank, IKEA
Mobility Partner: Continental
Sustainability Partner: DM România
Cu sprijinul: Cramele Recaș, Maresi, Iulius Town Timișoara, imobiliare.ro, XCity Towers