Soluții pentru principalele 4 probleme ale managementului remote

Reading Time: 5 minute

Echipele care, de un an și jumătate, lucrează în sistem hibrid – de acasă, de la sediul companiei, din spații temporare – pot începe să creadă că ochii care nu se văd se uită, în special atunci când unii dintre colegi muncesc mai mult față în față fizic. Liderii au însă la îndemână modalități de dezamorsare a acestor situații și a altora cu aceleași rădăcini, care pot afecta coeziunea echipei și implicit activitatea companiei.

de Ovidiu Vitan

Nu e deloc ușor să conduci o echipă dispersată la domiciliu, însă există tehnici simple cu ajutorul cărora se poate reclădi încrederea, se poate comunica mai bine și se poate evita meteahna micromanagementului, astfel încât echipa să meargă înainte. Oamenii și companiile s-au confruntat cu o mulțime de provocări, în ultimul an și jumătate, din cauza pandemiei de COVID-19. Iar printre aceste provocări se numără și lucrul de la distanță în cazul unora dintre angajați. Peste tot în lume, camere care stăteau nefolosite în casele oamenilor au devenit office-uri, iar mese de bucătărie s-au transformat în birouri; și asta ca să nu mai pomenim și de orele de clasă atunci când se face școala online.

Totuși, pe lângă provocări, lucrul de la distanță are și părțile lui bune, iar companiile încearcă să marșeze pe acestea, recunoscând faptul că munca hibridă – parțial de la birou, parțial de acasă – are beneficii pentru oameni, pentru afaceri, ca și pentru planetă și, în plus, este ceea ce își doresc angajații după pandemie. Recentul studiu “Speranțe și temeri” al PwC a arătat că 72% dintre angajații din Marea Britanie ar prefera o combinație de lucru de acasă, de la birou și din spații de co-working din afara sediului companiei.

Acest model a fost deja adoptat de companii cu prezență globală, cum ar fi banca Standard Chartered sau gigantul NTT, care au semnat contracte cu IWG, deținător al unui mare număr de clădiri de birouri, în prima jumătate a anului. Aceste parteneriate, dar și altele care vor urma, înseamnă un milion de utilizatori noi ai rețelei de spații de lucru a IWG în toată lumea, se arată într-o analiză realizată de Regus.

Să nu uităm și că, deși 87% dintre angajați preferă varianta work from home, aceasta poate ridica probleme deloc minore liderilor de organizații. Un studiu efectuat de compania de software ServiceNow a arătat că liderii obișnuiți cu administrarea personalului la birou, în mod tradițional, acum sunt puși în dificultate de munca la distanță mai mult decât angajații lor.

Iată patru probleme cu care e probabil să se confrunte liderii unor echipe care lucrează în sistem mixt și, desigur, patru modalități de a depăși situația.

1. Problemele de comunicare

Acestea se afla adesea printre cele mai comune cauze ale situațiilor dificile care apar la serviciu. Comunicarea defectuoasă nu numai că poate întârzia predarea proiectelor și duce la greșeli și la timp pierdut, dar de asemenea poate aduce prejudicii relațiilor dintre angajați.

Dacă problemele legate de comunicare apar în mod constant și atunci când membrii echipei se află în aceeași clădire, cu atât mai mult au șanse să apară în cazul discuțiilor purtate pe e-mail, aplicații de mesagerie electronică sau Zoom. Crearea unui set de reguli și definirea clară a unor țeluri și așteptări pot constitui cheia pentru managerierea cu succes a unei echipe care lucrează în regim hibrid. Precizați-le oamenilor din organizație la ce e mai potrivit fiecare canal de comunicare: de exemplu, Messenger pentru întrebări rapide și e-mailul pentru cereri formale sau comunicări scrise mai ample.

Recurgerea la software-uri ca Asana sau Trello este o cale eficientă de a fi la curent cu stadiul sarcinilor fiecărui angajat, precum și cu pașii lor următori. Atunci când toată echipa poate vedea cu ușurință în ce stadiu sunt colegii, crește răspunderea personală pe care o va simți fiecare angajat și totodată se economisește timp prețios care altfel ar fi pierdut cu nenumărate întrebări și discuții pe tema stadiului în care se afla cutare proiect.

2. Erodarea spiritului de echipă

Atunci când angajații nu se află fizic unul lângă celălalt, poate fi greu pentru manageri să asigure, dezvolte sau continue unitatea de acțiune a companiei. Lipsa spiritului de echipă, poate nu prea importantă la prima vedere, poate afecta organizația, activitatea și sentimentul de legătură și apartenența.

acă însă liderul pune la punct o viziune pentru echipă și un set de obiective pe care să le împărtășească toată lumea, spiritul de echipă va însufleți angajații și va duce la rezultate bune în muncă. “Cel mai important lucru pe care îl poate face un lider este să clădească o cultură organizațională care să aibă puterea de a oferi siguranță pe plan psihologic”, afirma Heather Doshay, Vice President of People al companiei Webflow.

Clădirea unei culturi în care oamenii să se simtă incluși, să împărtășească ambiții comune și să aibă încredere unii în ceilalți are ca rezultat o echipă care funcționează bine, este eficientă și își permite la nevoie să riște sau să experimenteze în siguranță. Desigur, acest deziderat presupune un leadership puternic, care cere acceptarea feedbackului din partea echipei, recunoașterea de către lider a sincopelor și obișnuința de a vedea greșelile ca pe niște oportunități de creștere.

3. Lupta pentru coeziune

Este firesc pentru angajații care lucrează în sistem hibrid – și acasă, și la sediu sau în spații de co-working – să creadă că ochii care nu se văd se uită, și asta mai ales atunci când unii dintre colegi petrec mai mult timp decât ei la sediu, față în față. Aceste griji duc de obicei la relații tensionate inutil, de aceea fiind important ca liderul să încerce să le dezamorseze. El trebuie să le spună explicit angajaților că indiferent de unde lucrează, părerea lor și efortul lor sunt prețuite ca și atunci când lucrau toți în același loc și, de asemenea, că fac în continuare parte din echipă.

Tot liderul trebuie să aibă grijă să nu existe diferențe în cariera angajaților din subordine cauzate de munca la distanță în comparație cu cea la sediu. Iar dacă echipa se reunește fizic la sediul companiei, este o ocazie foarte bună pentru o experiență socială care menține coeziunea grupului, care este posibil să fi fost afectată de contactul exclusiv online.

4. Tentația micromanagementului

Orice manager bun știe că dacă vrea să formeze o echipă de calitate, e nevoie să aibă încredere în membrii acesteia. Pe de altă parte, orice angajat știe prea bine ce demotivant este să fii supravegheat excesiv. Totuși, munca în sistem remote presupune tocmai ca liderul să-și urmărească cu regularitate oamenii. Cum poate face managerul ca verificarea constantă să nu dea în micromanagement, care poate afecta relația profesională și chiar particulară?

Recurgerea la apeluri video în locul celor telefonice clasice ar fi un prim pas. Sau începerea conversației într-o notă personală, cu întrebări cum ar fi “Ce mai faci?” sau “Cum a fost weekendul?” înainte de a trece efectiv la discuțiile legate de muncă. O relație personală face ca interacțiunea profesională să fie mai caldă și să exercite mai puțină presiune.

De asemenea, o cale poate fi renunțarea la discuțiile zilnice în favoarea unei convorbiri săptămânale. În plus, întrebări de genul “E ceva ce-ți pune bețe-n roate?” sau “Pot să te ajut cu ceva?” vor face ca discuțiile să devină chiar folositoare, iar pe membrii echipei îi vor ajuta să poată vorbi deschis despre eventualele probleme pe care e posibil să le întâmpine pe plan profesional.

În fine, o ultimă sugestie: prinde bine ca, la sfârșitul zilei de lucru, angajații care lucrează de la distanță să ponteze de ieșire. În acest fel, ei nu vor mai petrece mult mai mult timp la laptop decât colegii lor care vin efectiv la serviciu. Iar liderul, când le comunică “Gata, mă retrag”, îi încurajează să-și oprească și ei laptopurile și să stea cu familia sau prietenii, ceea ce le prinde bine și totodată întărește legătura cu el și în cadrul echipei.

Articolul a fost inițial publicat în Biz nr. 356 (16 septembrie – 15 octombrie 2021). Dacă dorești să primești Revista Biz prin curier, abonează-te aici.