Semnătura electronică: secretul HR-ului isteț

Semnătura electronică: secretul HR-ului isteț

Criza sanitară și adoptarea muncii la distanță au accelerat transformarea digitală a companiilor și au încurajat utilizarea semnăturilor electronice calificate și mai nou, a sigiliului electronic calificat. Ambele sunt instrumente esențiale pentru domenii în care volumul de documente care trebuie semnat este mare, precum resursele umane, datorită simplității și rapidității utilizării și a garanțiilor de legalitate și autenticitate pe care le oferă.

Pentru documentele de HR (contracte de muncă, acte adiționale, acorduri de confidențialitate etc) folosirea semnăturii electronice calificate reduce timpul alocat semnării, în special pentru documentele care implică mai mulți semnatari (unul sau mai mulți reprezentanți ai angajatorului și angajatul) și oferă posibilitatea de a elimina (sau a reduce) utilizarea hârtiei. Beneficiind deja de un cadru legal bine definit la nivel european (Regulamentul eIDAS) și de legislația națională  (OUG 36/2021 care evidențiază că documentele aferente dosarului angajatului se pot semna utilizând semnătura electronică, adăugând aplicarea mărcii temporale calificate și a sigiliului electronic calificat), acestea permit utilizatorilor să semneze documente electronice cu valoare legală  recunoscută în toate statele membre ale Uniunii Europene.

Acțiunea de semnare a documentelor de HR  în mediul digital devine și mai simplă când le poți semna electronic la distanţă, cu valoare legală, cu soluţia Papereless flowSIGN dezvoltată de certSIGN,  în numai câteva minute și 5 pași simpli:

1. Angajatorul creează un flux de semnare în aplicație în care încarcă contractul și introduce adresele de e-mail ale semnatarilor în ordinea în care aceștia vor trebui să semneze, respectiv să aplice sigiliul calificat al companiei. În cazul în care viitorul angajat nu deține un certificat calificat, în această etapă va furniza următoarele informații: nume, prenume, număr de telefon și va selecta perioada de valabilitate a certificatului.
2. Documentul este semnat de către reprezentanții companiei.
3. Viitorul angajat accesează link-ul primit pe e-mail, se identifică video și semnează contractul.
4. Se aplică sigiliul electronic calificat de către un reprezentant al companiei.
5. După ce fluxul a fost finalizat, toți semnatarii primesc o notificare pe e-mail, iar documentul poate fi descărcat

Semnătura electronică calificată garantează autenticitatea și legalitatea documentelor de muncă

Semnătura electronică calificată  este elementul cheie în procesul de semnare a unui contract între o companie și un angajat, deoarece aceasta dovedește atât integritatea documentului semnat, o garanție pentru companie, precum și pentru angajat, că nu s-a intervenit asupra conținutului  contractului după semnare, precum și identificarea fără echivoc a semnatarilor, adică certitudinea că oricare dintre semnatari este persoana care pretinde că este.

În plus, documentul semnat prin Paperless flowSIGN este disponibil imediat tuturor semnatarilor, iar valoarea probantă în justiție a acestuia este garantată fără echivoc de utilizarea semnăturii electronice calificate furnizate de un Prestator de servicii de încredere,  singura echivalentă din punct de vedere juridic cu semnătura olografă.

Locația semnatarilor, dispozitivul de pe care semnează și momentul la care aplică semnătura devin secundare în procesul de semnare spre deosebire de semnarea documentelor în format tipărit, în timp ce creșterea productivității, rapiditatea și eficiența procesului sunt alte avantaje ale utilizării semnăturii electronice pentru semnarea documentelor de HR.

Dacă la toate cele de mai sus se adaugă și opțiunea de arhivare electronică cu valoare legală a contractelor de muncă, conform Legii nr. 135/2007, Departamentul de HR obține în plus o reducere cu până la 67% a costurilor de arhivare comparativ cu cele pe care le implică arhivarea fizică.

Și nu în ultimul rând, utilizarea semnăturii electronice le permite departamentelor de resurse umane să reducă substanțial timpul dedicat activităților administrative pentru a se concentra pe procese care aduc valoarea adăugată companiei, precum recrutarea, gestionarea talentelor, dezvoltarea brandului de angajator.