Semnătura electronică la distanță – soluția care accelerează digitalizarea

Semnătura electronică la distanță – soluția care accelerează digitalizarea

În 2020, anul digitalizării accelerate, munca la distanță a devenit un noul mod de lucru pentru companii și un nou stil de viață pentru angajați. Foarte multe companii și organizații au realizat că procesele de business desfășurate până anul acesta în offline trebuie adaptate noilor nevoi și mutate în mediul digital.

Una dintre cele mai importante întrebări la care companiile trebuie să găsească un răspuns, în condițiile în care munca de acasă va deveni o obișnuință pe termen lung, este cea legată de semnarea documentelor oficiale, în special a celor pentru a căror valabilitate sunt necesare semnăturile mai multor persoane.

Soluție: semnătura electronică calificată la distanță

Subiectul nu este nou, dar nu există nicio îndoială că pandemia Covid-19 a forțat chiar și companiile pentru care digitalizarea proceselor nu reprezenta o prioritate să reanalizeze subiectul și să caute soluții rapide, eficiente și legale de semnare a documentelor oficiale.

Iar soluție vine de la o companie românească, certSIGN,  specializată în servicii de semnătură electronică calificată  și securitate cibernetică, care furnizează Paperless  flowSIGN – un serviciu care permite semnarea electronică de către semnatari multipli, în siguranță și la distanță a documentelor, în conformitate cu reglementările naționale și europene privind valoarea probatorie în justiție a documentelor astfel semnate.

Paperless flowSIGN este extrem de ușor de utilizat: documentele se încarcă în platforma online, se stabilește ordinea în care vor fi aplicate semnăturile, iar, după ce documentul a fost semnat de către toți semnatarii, fiecare dintre ei primește o notificare care îl anunță că poate descărca documentul direct din platformă.  Mai mult  chiar,  platforma asigură managementul documentului semnat  electronic de la semnarea de către toți semnatarii, până la arhivarea electronică cu valoare legală și păstrarea în siguranță a documentelor semnate, prin integrarea cu soluția de arhivare furnizată de certSIGN.

Pentru a putea semna electronic documentele încărcate în platformă, utilizatorul trebuie să urmeze 3 pași simpli:

1. Obținerea unui certificat calificat pentru semnătură electronică – remote prin identificare video
2. Semnarea documentelor prin aplicația Paperless flowSIGN
3. Descărcarea documentelor, după ce au fost semnate de către toate persoanele din flux

Simplu, rapid, legal, la distanță și în siguranță. Exact cum își dorește orice companie care și-a mutat activitatea în online.

5 motive de a utiliza Paperless flowSIGN

Siguranța datelor – procesul de semnare este sigur. Autorizarea semnăturii se face prin 2 factori: user&parolă și un cod unic primit pe telefon. Siguranța procesului este garantată de certSIGN al cărui dispozitiv de creare a semnăturii electronice calificate la distanță este certificat ca fiind de încredere în conformitate cu Regulamentul European eIDAS.

Valoarea legală – semnătura electronică calificată realizată prin Paperless flowSIGN  are valoarea legală a unei semnături olografe și este recunoscută în toate statele membre UE.

Disponibilitatea – procesul de semnare poate fi inițiat oriunde, oricând, de pe orice fel de dispozitiv (computer, tabletă, telefon)

Rapiditatea  – identificarea persoanelor se face video, așadar nu este necesară deplasarea la un magazin sau partener certSIGN pentru obținerea certificatului calificat. Iar după obținerea acestuia, semnarea documentelor se realizează cu un simplu click.

Flexibilitatea – serviciul poate fi utilizat cu ușurință atât pentru fluxurile interne ale unei organizații, cât și pentru cele externe, de către companii private sau instituții de stat

Electronic este mai simplu

Mediu de business tinde spre o abordare „orice, oricând, oriunde” care va elimina  din ce în ce mai mult interacțiunile  față în față și va favoriza crearea de noi alternative digitale pentru desfășurarea proceselor de business. Disponibilitatea imediată, rapiditatea, lipsa unor constrângeri legate de spațiu și timp sunt avantaje importante în procesul de transformare digitală a companiilor și asigurarea confortului angajaților. Din acest motiv, multe companii si organizații vor continua sa folosească stilul de lucru remonte și după terminarea perioadei de pandemie globală, iar Paperless flowSIGN este soluția care vă poate oferi toate avantajele de mai sus.

Tu cum alegi să semnezi documentele de business în 2021?