Secretele companiilor care s-au digitalizat în perioada pandemiei

Reading Time: 4 minute

Automatizarea proceselor din cadrul companiilor este principala metodă pentru a te adapta la schimbările și provocările acestor ani tumultoși. Digitalizarea companiilor este necesară, iar pentru aceasta renunțarea la acel lucru repetitiv și care consumă foarte mult timp, este un mijloc de a crește eficiența. Roxana Epure, CEO al CIEL România ne-a vorbit despre strategia pe care trebuie să o adopte o companie atât pentru a ușura munca angajaților, cât și pentru a putea fi competitiv într-o piață atât de agitată.

Dacă sunteți în perioada în care revizuiți strategia pentru anul viitor. Cum a fost anul acesta pentru mediul de afaceri? Ce s-a văzut nou, spre ce s-au îndreptat companiile?

A fost imprevizibil pentru majoritatea, un an al adaptării si al deciziilor rapide. In general, am observat o siguranța mai mare la afacerile care aveau analize pe cifre sau posibilitatea de face o analiza pe cifre. Normal, când treci printr-o situație de criza, e greu sa ramai lucid. Si cifrele asta fac, iți dau luciditate, când tu ai tendința sa fii subiectiv. Cred ca după 2020, companiile romanești vor avea nevoie de luciditatea asta, pe care le-o oferă tehnologia, digitalizarea, prin rapoarte la îndemâna, accesibile ușor, de oriunde. Pentru ca noul de anul acesta pare sa fie mobilitatea biroului, necesitatea previziunilor in locul intuiției, nevoia de adaptabilitate.

Care au fost pentru compania dumneavoastră provocările lui 2020?

La început, in primele săptămâni, a fost o provocare sa gestionam un flux mai mic de vânzări fata de bugetele pe care le prognozasem, fără a avea reduceri de personal. Si in consecința, a fost necesar sa redesenam procesele si workflow-urile interne din mers. Acum cred ca provocarea rămâne sa ținem aproape de clienți, fără a ne întâlni față în față cu ei, cum eram obișnuiți cu toții. Respectiv sa revizuim direcțiile strategice, cu experiența de anul asta, uitându-ne la trendurile de anul viitor.

Există o deschidere a companiilor către noile tehnologii, către digitalizare, cum se manifestă aceasta și cum au întâmpinat aceștia noile softuri?

Exista si înainte, însă anul asta am observat un interes mai mare, mai ales pentru produsele de retail online, cum sunt pachetele cu servicii pentru site si stocuri. Inițial, la începutul lockdown-ului. Oricum, e o tendință generala, in ultimii ani, ca afacerile din Romania sa se bazeze mai mult pe tehnologie, antreprenorii sunt deschiși la nou, mai autodidacți, înțeleg ca pentru a le oferi clienților lor servicii de calitate, au nevoie sa se debaraseze de lucrurile administrative si repetitive.

Care dintre companii au reușit să se adapteze mai repede anul acesta, firmele mici sau firmele mari? Există vreun exemplu de succes care ar putea fi urmat de alte companii în ceea ce privește digitalizarea afacerii?

Diferența nu cred ca tine de dimensiunea companiei, cel puțin între clienții noștri, adică mici, medii si mari. Diferența a făcut-o vizibilitatea pe care ownerii o aveau in organizația lor la momentul pandemiei.

Comunicarea intre contabili și clienții lor a fost mai dificila unde nu existau softuri de contabilitate, gestiune și raportare. Conducătorii de companii au cerut informații mai multe si le-au vrut mai rapid. Asta nu se poate rezolva manual.

Cat de corect poți decide din experiență si intuitiv, într-o situație de criza pe care nu ai mai trăit-o? Sigur, sa te reinventezi e sau trebuie sa fie o preocupare constantă în compania ta, dacă vrei să clădești pe termen lung si stabil. Dar realist vorbind, inovația poate da greș dacă nu ai analiza în prealabil, oriunde ai vrea să o faci: în produs, în servicii, în fluxurile tale interne de lucru sau fie că vrei sa targetezi un segment de piață nou pentru tine.

Ce soluții au la dispoziție companiile care vor să lucreze mai rapid?

Sa automatizeze cat mai mult din lucrul manual. Asta îi va costa mai puțin timp și mai puțini bani. Și vor putea ține pasul și cu competitorii lor care fac deja asta. Uite, de exemplu, când vinzi un produs si chiar ai deja un eshop, te costă mult timp sa trimiți documente clientului, confirmări, să verifici câte produse mai ai în stoc, să te asiguri că poți onora toate comenzile etc. Dar dacă astea se fac de un soft, 80% automat, cât timp ai putea să economisești? Nu mai zic că tu, ownerul, îți concentrezi forțele și energia pe a-ți redefini direcțiile strategice, a rafina poziționarea, a targeta segmentul de piață corect, a evalua ce produse sunt sau nu profitabile.

Mai mult decât atât, există și suport financiar din partea statului pentru digitalizarea mediului de afaceri. Deci, pentru mulți, situația asta poate fi o oportunitate, dacă înțeleg și acționează în direcția asta.

Care ar fi avantajele pentru o companie să folosească o soluție de digitalizare a mediului de afaceri?

Diminuarea costurilor este cel mai important. Eliberarea resurselor existente în companie pentru activități importante și nu pentru activități urgente. Cum este procesul de vânzare sau comunicarea corectă către piață. Lucrul manual și repetitiv va dispărea oricum din procesele unei organizații, așa că dacă deja ți-ai tehnologizat afacerea, ești cu un pas înainte, față de competitorii tăi.

Ce ar trebui să știe o firmă pentru 2021, care ar fi ”next steps” atunci când vine vorba de digitalizarea companiei? În ce constă automatizarea?

Să ia decizia, e primul pas. De next steps ne ocupăm împreună. Evaluăm fluxurile de lucru cu ownerul, înțelegem ce vrea să obțină prin digitalizare. Apoi stabilim care procese sunt repetitive și pot fi înlocuite de soft, adică automatizate. Planul de proiect se face în funcție de nevoi, de urgențe și de bugetele disponibile, nu impunem nimic. Alocăm câte resurse sunt necesare și începem de unde e mai natural în afacerea respectivă, ca să nu blocăm activitatea. Cei care lucrează cu noi fac trecerea rapid și fără hopuri.

Este statul român pregătit pentru digitalizare și ușurează deja colaborarea cu firmele care au ales soluții de digitalizare?

Instituțiile statului fac pași, mici dar fac, să își modernizeze infrastructura. Ce ne interesează pe noi este ca statul să poate gestiona viteza de tehnologizare a mediului privat, pentru că aici automatizările se întâmplă incomparabil mai repede.

Totuși, prin programele de sprijin prin fonduri UE statul încurajează tehnologizarea afacerilor, iar pentru antreprenorii romani asta e esențial acum și de acum înainte. Poate că până acum, decizia de a-ți gestiona afacerea cu ajutorul softurilor mai putea fi amânată. Acum însă, pentru predictibilitate, pentru stabilitate și siguranță, digitalizarea e obligatorie. Mai ales că o parte din antreprenori au făcut deja alegerea asta. Eu cred că a fi tenace, agil în industria ta nu mai are nimic de a face cu speculația. Oamenii de afaceri din România au învățat, s-au educat, înțeleg competiția și o tratează cu seriozitate, prin acțiuni raționale, planificate. Cu toate astea te ajută tehnologia în general, să ai viteză și să rămâi lucid și tenace.