Rigoarea, arma secreta in BTL

Rigoarea, arma secreta in BTL

Reading Time: 3 minute

Un eveniment trebuie sa arate foarte bine pentru participanti si sa se desfasoare impecabil, iar bugetul din spatele lui sa fie imposibil de ghicit. Acestea sunt rigorile unui eveniment bine organizat, considera Ruxandra Serban, CEO al ERKA Synergy Communication, o agentie de publicitate specializata in publicitatea de retail, care de-a lungul anilor a organizat evenimente de amploare pentru numerosi clienti, printre care nume mari precum Cora, Domo sau Decathlon. Am discutat cu Ruxandra despre culisele planificarii si implementarii evenimentelor, precum si despre provocarile inerente acestui domeniu.  

Cat dureaza in medie organizarea unui eveniment, de la idee la punerea in practica?

In medie, organizarea unui eveniment dureaza trei – patru luni, luand in calcul modificarile care intervin din momentul in care primim brieful de la client, dar depinde de amploarea fiecarui eveniment si de obiectivele dorite de client. Daca includem productia si campania de comunicare, evenimentul poate dura si mai mult. De exemplu, pregatirea crosurilor Casiopeea si Cora, pe care le-am organizat in luna mai a acestui an, dureaza, in medie, trei luni, iar un teambuilding poate fi planificat intr-o luna. Inaugurarea unui magazin Decathlon dureaza una – doua luni, pana la patru daca includem si comunicarea.

De cate persoane este nevoie pentru gestionarea unui eveniment de dimensiuni medii? Dar pentru unul mare?

La unul de dimensiuni medii este nevoie de 7-8 persoane, iar la unul de dimensiuni mari este nevoie de 15-20.

Ce inseamna pentru o agentie precum Erka Synergy Communication un eveniment de dimensiuni medii? Dar unul mare?

Evenimente de dimensiuni medii au fost: corporate teambuilding-urile Decathlon/Carestream, activarile dedicate programului de fidelitate Decathlon, activarile Anima din parcuri si din supermarketuri, care au ca obiectiv recrutarea pacientilor pentru medicina de familie, snow show-urile de la Decathlon, weekend-urile sportive Decathlon, concursurile de desen Decathlon, concursul de gatit de la Domo Baneasa.

Evenimente mari: Crosul Casiopeea – aproximativ. 3.000 de participanti/editia din Bucuresti (se desfasoara si la Brasov in fiecare an cu aproximativ 1.000 de participanti/editie), inaugurarile magazinelor Decathlon (14 pana in prezent), inaugurarile magazinelor Domo, Crosul CORA – aproximativ 3.000 de participanti/editie; Domo Aqua Party in Parcul Tineretului, Hiperpetrecerile Cora, prima Piata de Craciun din Romania, de la Universitate – kilometrul zero (in 2004).

 

Care sunt cele mai mari provocari in colaborarea cu furnizorii?

Sa accepte constrangerile de buget si deadline-urile scurte, sa inteleaga ca daca ne trebuie in parcare un elefant in culorile brandului – asa trebuie sa se intample…

Care sunt marjele de cost pentru un eveniment mediu? 

De regula, in organizarea de evenimente, este dificila calcularea unui comision care sa compenseze timpul intregii echipe necesar pentru finalizarea impecabila a tuturor activitatilor si imaginea de ansamblu a evenimentului respectiv. Lucram si cu comision, si cu flat fee. Strict legat de comision, acesta variaza intre 10-15%.

Care a fost cel mai inedit eveniment pe care l-ati organizat? In ce a constat elementul de noutate?

Prima Piata de Craciun din Romania (in 2004) si aniversarile Cora – care sunt un cumul de evenimente ce implica o expertiza complexa: cros, concursul de decorat pentru copii, vanzari fulger, prezentari de moda, tombole.

Ce este cel mai greu in lucrul cu clientii in domeniul BTL?

Explicarea faptului ca o modificare aparent minora a planificarii are un impact major asupra intregii logistici.

 

ERKA Synergy Communication are o experienta de 10 ani pe piata romaneasca si o echipa alcatuita din peste 40 de angajati. Agentia are o cifra de afaceri de 2,6 milioane de euro. Printre clientii ERKA se numara: Decathlon, Coriolan, CORA, Camera de Comert si Industrie a Frantei, Ambasada Frantei, Yves Rocher, Guess, Rombiz, Okaidi, Humanic, Casiopeea, Norauto,  Cegis,  Anima, Domo Retail, Domino’s Pizza, MFA, Minet SA, Van Rijn, CIC.