Paperless – Semnătura electronică made in Romania - Revista Biz

Reading Time: 4 minute

Au dezvoltat singurul produs românesc aflat pe lista UE pentru crearea semnăturii electronice la distanță și oferă soluții digitale pentru 18 țări europene și chiar la sediul ONU, de la Geneva. Am stat de vorbă Aurel Meiroșu – Director Dezvoltare Afaceri în cadrul certSIGN, despre impactul platformei Paperless flowSIGN în condițiile transformărilor digitale impuse de munca la distanță, precum și despre planurile de dezvoltare a companiei, cu soluții proprii, precum și deschidere de noi birouri în spațiul UE.

Cum a răspuns certSIGN nevoilor companiilor de a semna electronic cu valoare legală documente pentru care sunt necesare semnăturile mai multor persoane, ținând cont de impactul pandemiei asupra întregii societăți?

Într-adevăr, 2020 a fost un an în care mediul de business din România a fost constrâns să adopte noi moduri de desfăşurare a activităţii, precum munca la distanță, și să-și ajusteze considerabil viziunea asupra mutării în digital a proceselor. Primul pas către digitalizare este renunțarea la hârtie și la documentele traditional semnate pe hârtie, iar constrângerile dictate de pandemie ca limitarea interacţiunilor fizice şi mutarea activităţii preponderent în mediul online au evidențiat importanţa semnăturii electronice ca instrument esențial al digitalizării. Pentru nevoia specifică de a semna documente cu valoare legală la distanță, de oriunde și oricând și de către mai mulți semnatari, certSIGN a dezvoltat platforma Paperless flowSIGN. La baza acestei soluții stau doi factori: unul legat de tehnologie, reprezentat de soluția Paperless de semnătură electronică calificată la distanță a certSIGN, certificată în conformitatea cu regulamentul European eIDAS și cel de-al doilea legat de exemplu personal, certSIGN fiind deja de câțiva ani o companie paperless. Asta înseamnă că toate documentele interne (contracte de muncă, acte adiționale, cereri de concediu) sunt semnate doar electronic, o practică pe care o aplicăm și pentru contractele semnate cu partenerii externi.

Paperless flowSIGN, soluția dezvoltată de certSIGN, este singurul produs românesc aflat pe lista UE pentru crearea semnăturii electronice la distanță. Care sunt beneficiile utilizării unei astfel de soluții?

Nu vorbim despre o simplă semnătură electronică, ci despre o platformă web pentru semnarea documentelor în flux, de către mai mulți semnatari. Iar acesta ar fi primul avantaj: Paperless flowSIGN permite definirea și urmarea unor fluxuri complete: de la emiterea certificatului calificat de semnătură electronică prin identificare video la distanţă, până la fluxurile de semnare propiu-zise (încărcarea documentelor în platforma web, definirea semnatarilor şi a ordinii acestora, semnarea la distanţă de către toate părţile implicate şi descărcarea documentelor, cu posibilitatea arhivării lor electronice.

Documentele semnate prin Paperless flowSIGN au valoare legală: certificatele calificate de semnătură electronică în cloud emise de certSIGN asigură acoperirea legală, deoarece doar semnătura electronică calificată are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe și este recunoscută în orice stat membru UE. certSIGN este prima companie din România şi una dintre puţinele la nivel european care pune la dispoziţie semnătură electronică calificată la distanţă certificată conform Regulamentului European eIDAS 910/2014.

Alte beneficii importante, mai ales în această perioadă, sunt reprezentate de mobilitatea semnatarilor: pot semnat documente indiferent de unde lucrează şi indiferent de tipul dispozitivului deţinut (desktop, latop, tabletă, smartphone) și adaptabilitatea platformei – prin Paperless flowSIGN se poate semna orice tip de document (contracte, acte adiționale cu parteneri externi, documente de HR sau alte documente interne) de către oricât de mulți semnatari.

Nu în ultimul rând, securitatea oferită de soluție demonstrată prin realizarea unor audituri complexe de securitate care garantează faptul că doar utilizatorul are dreptul de a semna.

Care sunt pașii de urmat pentru a putea semna electronic documentele încărcate în platformă?

Pentru a putea semna electronic documentele încărcate în platformă, utilizatorul trebuie să urmeze 3 pași simpli:

Obținerea unui certificat calificat pentru semnătură electronică – remote prin identificare video
Semnarea documentelor prin aplicația flowSIGN
Descărcarea documentelor, după ce au fost semnate de către toate persoanele din flux

Care sunt atu-urile Paperless flowSIGN, față de alte produse similare?

În România sunt mai mulți furnizori de servicii de încredere certificați în conformitate cu Regulamentul European eIDAS, care reglementează la nivel european serviciile de încredere (semnătura electronică, sigiliu electronic, certificate de autentificare a site-urilor web), dar dintre aceștia doar certSIGN are o soluție de semnătură electronică calificată la distanță (Qualified Signature Creation Device) certificată în conformitate cu acest regulament. Pentru utilizatorul final care folosește soluția certSIGN, această certificare se traduce în posibilitatea de a semna electronic la distanță, cu valoare legală, orice document, fără token, fără să fie necesară instalarea unor drivere speciale, de pe orice dispozitiv (inclusiv smartphone sau tabletă), de oriunde şi oricând. Dincolo de beneficiile evidente de rapiditate și eficiență, utilizatorul beneficiază de o soluție viabilă și sigură – certificatul digital necesar pentru generarea semnăturii electronice este stocat securizat, în timp ce o componentă software garantează că accesul la acesta este controlat exclusiv de către semnatar.

Certificatele utilizate sunt emise pe dispozitive calificate de creare a semnăturii, așadar semnăturile electronice rezultate sunt calificate și au valoare legală.

Aș mai menționa că Paperless flowSIGN se adaptează cu ușurință oricărei organizații, indiferent de mărimea acesteia sau de domeniu. La asta se adaugă o echipă de specialiști care poate acorda suport imediat.

Spre deosebire de alte soluții de semnare la distanță, în flowSIGN fiecare persoană semnează cu propriu certificat digital. Utilizatorii sunt identificați video și există o legătură clară între persoana fizică și cea care semnează electronic.

Care sunt planurile pentru 2021, pentru Paperless flowSIGN și pentru certSIGN, in general?

certSIGN e o companie cu un ADN tehnic pregnant, în care acumularea de know-how și aplicarea practică a acestuia sunt esențiale. Vom continua să ne concentrăm pe dezvoltarea și îmbunătățirea permanentă a portofoliului nostru de produse și soluții și să investim în activități de cercetare și dezvoltare, atât intern, prin propriul departament de Cercetare și Inovare, cât și în cadrul proiectelor internaționale de cercetare în care suntem implicați.

De asemenea, vom continua să dezvoltăm proiecte în străinătate, unde derulăm deja contracte în valoare de aproximativ 4 milioane euro anual. Un aspect important, de care suntem foarte mândri este că noi suntem una dintre acele companii care exportă servicii și produse proprii proiectate și dezvoltate integral în România. Oferim soluții în 18 țări europene, cum ar fi soluții de identitate digitală în țări ca Norvegia, Finlanda, Belgia, Marea Britanie, Danemarca, Olanda. Ca un element de interes, anul trecut am implementat soluții complexe în domeniul securității informatice și semnăturii electronice pentru una dintre agențiile ONU cu sediul la Geneva. De asemenea, dorim să profităm la maximum de deschiderea către piețele din statele membre UE dată de Regulamentul eIDAS și să deschidem un birou certSIGN într-un alt stat al UE.

Pentru Paperless flowSIGN în particular estimăm o creștere a vânzărilor în contextul digitalizării accentuate și al nevoii de a reinventa procesele consumatoare de timp și de resurse din ultimul an.