Laura Lăzărescu: Dacă vrei să înveți, începe prin a-i învăța pe ceilalți

Setea de învățare este mult mai mare decât ne imaginăm. Surprinzător, și numărul celor care vor să-și dea cunoștințele mai departe este impresionant. Cum facem să punem cap la cap aceste două nevoi complementare?

de Laura Lăzărescu

Conduc o școală de business și am zeci de interviuri cu oameni dornici să urmeze programul de Executive MBA sau unul din celelalte programe pe care le avem în portofoliu (programe pe care majoritatea și le plătesc singuri), am discutat cu zeci de profesioniști de HR și L&D din companii pentru a desena și livra programe interne de dezvoltare profesională a angajaților și pot să vă zic că setea de învățare este mult mai mare decât ne imaginăm. Ce m-a surprins, însă, e că și numărul celor care vor să-și dea cunoștințele mai departe (nu doar să primească) este impresionant. Așa că propun să nu facem risipă de momentum și să explorăm împreună cum putem să punem cap la cap aceste două nevoi complementare, prin knowledge sharing (nu am găsit o traducere adecvată).

Coloana vertebrală a unei companii este formată din angajații ei și succesul companiei depinde de felul în care ei știu să își îndeplinească atribuțiile. Nivelul de pregătire profesională poate crește prin cursuri la care angajații au acces, dar și prin transferul cunoștințelor între angajați, un mecanism intern care nu necesită un buget semnificativ. Cu toate astea, schimbul de cunoștințe în companii se face dezorganizat și anevoios. Un studiu făcut pe mai multe organizații din Europa și SUA ne arată că 36% dintre angajați nu schimbă cu ușurință informații în cadrul organizației, 47% spun că resursele de învățare internă nu sunt centralizate, 26% găsesc conținutul prea învechit, iar 25% au dificultăţi cu volumul prea mare de informații și cu imposibilitatea de a le filtra.

Felul în care organizațiile gestionează schimbul de cunoștințe și abilități este sacadat și, de obicei, se întâmplă prin metode disparate. Nu există un fir roșu, cu atât mai puțin un fir roșu aliniat cu nevoile organizației, cu viziunea companiei și cu strategia sa de dezvoltare. Deși companiile au traininguri și programe interne de mentorat, app-uri și platforme cu care își gestionează resursele de învățare, plus pauza de cafea, schimbul de cunoștințe nu se întâmplă cu adevărat. Iar atunci când are loc, nu are impact: oamenii uită repede, pentru că nu internalizează ce învață, nu practică, nu testează. În plus, ceea ce au învățat rămâne la ei, nu dau mai departe. Am auzit la fiecare întâlnire de design de program fraza: “Îmi doresc ca oamenii din echipa mea să facă mai mult decât rolul lor le cere. Îmi doresc să contribuie activ la dezvoltarea businessului și să ia decizii strategice”. Ghici ce? Exact la asta contribuie un proces bun de knowledge sharing. Iar cea mai bună formă de a învăța cu adevărat ceva este docendo discimus, adică să învățăm predând.

Așadar, cum putem să facilităm acest proces crucial în organizația noastră sau în orice altă comunitate din care suntem parte? Subiectul este vast și am decis ca în articolul acesta să acopăr doar partea de knowledge management and transfer (unidirecțional), pentru ca în următorul să ne focusăm pe cum facem sharing (bidirecțional). Practic, este vorba despre circulația, formală sau informală, a cunoștințelor (idei, concepte, teorii, experiențe) în companie. Dar ca să dăm ceva mai departe trebuie să știm ce este.

Haideți să luăm un exemplu. Mă ocup de recrutarea pentru programele executive de aproape 7 ani și știu bine de ce vor oamenii să urmeze un astfel de program. Doar că, din păcate, doar eu știu. Sau doar eu știam, până de curând. Iar uneori mi se făcea fizic rău când mă gândeam ce ar putea să se întâmple dacă va trebui să lipsesc o perioadă mai lungă de la birou, cât de complicat ar fi pentru echipă să pună cap la cap informații disparate, să înțeleagă principii pe care nu le-a scris nimeni (adică eu) nicăieri și să facă mecanismul să meargă fără un manual de instrucțiuni. Din lipsă de energie, timp și disponibilitate am continuat așa mult timp, până când am realizat că nu se mai poate. BISM este acum într-un proces de creștere, iar pentru ca această creștere să fie una sustenabilă și sănătoasă, fiecare membru al organizației trebuie să aibă acces la toate informațiile de care are nevoie, atunci când are nevoie de ele. Așa că am decis să derulăm, printre altele, un proces de mapare a procesului de vânzare în care să se implice întreaga echipă, nu doar cea de vânzări. Iar apoi am integrat ceea ce am aflat în felul în care ne promovăm, recrutăm și livrăm programele educaționale.

Prin urmare, cum începem? Care sunt primii pași pe care trebuie să-i parcurgem pentru ca organizația din care facem parte să facă knowledge sharing?

Pasul 1

Identificați cunoștințele relevante. Nu toate informațiile contează și, în mod cert, nu toate informațiile le sunt necesare tuturor membrilor organizației. Această adunare și sortare de informații poate părea un proces simplu, însă nu este. Abordarea necesară este una holistică, din perspectivă individuală, de echipă și de sistem, și trebuie coordonată de cineva care înțelege bine întregul mecanism. Care sunt cunoștințele de care fiecare profesionist are nevoie pentru a-și face bine treaba? Cum funcționează echipele și departamentele, care este felul în care acestea își rezolvă problemele și își iau deciziile, care sunt procedurile formale și rutinele informale, care sunt dinamicile de grup? În fine, care sunt capabilitățile strategice ale companiei, ce învățăminte au fost deja extrase din experiență? Ce procese organizaționale există, pe ce principii se bazează, cum și când au apărut? Ce training-uri au avut loc deja? Putem colecta informația prin diverse metode, de exemplu prin discuții în echipe, facilitate de un expert pe subiect.

Pasul 2

Identificați care sunt colegii care dețin cunoștințe relevante și le pot da mai departe. Care sunt acei angajați cheie care au ceva important de dat mai departe? Pentru unii dintre ei nu e foarte clar că știu lucruri vitale pe care ar trebui să le transmită către colegii lor. Fie trăiesc cu impresia că trebuie să fie experți ca să-i învețe pe cei din jurul lor, fie se lovesc de sindromul impostorului, care le frânează orice inițiativă. Alții știu cum să își dea mai departe cunoștințele, însă nu vor să o facă pentru că le e frică că vor fi înlocuiți, că nu vor mai fi indispensabili. Cultura organizațională joacă un rol masiv aici, ajutați-i să înțeleagă că nu este așa. Dacă procesul de knowledge sharing este nou pentru toată lumea, va fi necesar să motivăm oamenii să facă asta și să le creăm un spațiu în care să le fie ușor să se deschidă. Colectarea tuturor acestor informații se face prin discuții, prin interviuri sau prin înregistrarea unor procese sau activități.

Pasul 3

Sistematizați procesul. Majoritatea organizațiilor folosesc deja SharePoint, Google Drive sau platforme specializate cum ar fi Blink, Notion, Tettra, Nuclino, Confluence sau Helpjuice, unde își încarcă documente valoroase despre cum se fac lucrurile în companie. Dar felul în care cunoștințele sunt organizate le poate transforma dintr-o resursă într-o capcană. Informația trebuie să fie ușor de găsit, ușor de înțeles și ușor de dat mai departe. Platforma trebuie să fie perfect adaptată pentru organizație.

Pasul 4

Repetați. Procesul este unul continuu. Mai mult decât atât, este unul greu, o să genereze rezistență în organizație, așa că are nevoie de un lider puternic. Dar, odată pus în funcțiune, impactul său e colosal: aliniază organizația, crește productivitatea, asigură un mod prin care lucrurile învățate se aplică și devin parte din modus operandi, încurajează colaborarea și comunicarea, crește performanța și reduce costurile, crește satisfacția la locul de muncă și, implicit, retenția angajaților. Mai mult decât atât, împinge organizația să fie inovativă și creativă. Și, așa cum își doresc toți interlocutorii mei din companii, toată lumea din organizație va avea o înțelegere mai amplă a businessului.

Dacă ești chiar tu liderul curajos de care vorbeam, poți să începi prin a lua prânzul împreună cu 2-3 colegi ca să le propui să facă parte din echipa care va construi un astfel de proces în companie. Asumă-ți rolul. O să fie greu, dar transformațional.

Laura Lăzărescu este Managing Partner la BISM – Bucharest International School of Management. Înscrierile pentru programele BISM sunt deschise (Executive MBA, Fast Track Management Program/ mini-MBA, programe de facultate). Detalii pe bism.ro.

Articolul a fost inițial publicat în Biz nr. 376 (16 septembrie – 16 octombrie 2023). Dacă dorești să primești Revista Biz prin curier, abonează-te aici.