Instrumente, tehnici esențiale și sfaturi practice pentru lucrul remote

Instrumente, tehnici esențiale și sfaturi practice pentru lucrul remote

Criza care ne-a lovit pe neașteptate a creat multă confuzie și frustrări. Pe de o parte, ownerii de business au simțit că pierd controlul schimbând radical modul de lucru și desfășurându-și activitatea având toți angajații acasă, iar pe de altă parte angajații s-au confruntat cu provocarea de fi productivi acasă. Crearea unei rutine și folosirea eficientă a tehnologiei sunt cheile pentru a lucra în continuare în această perioadă, singuri, dar și în echipă.

de Andrei Mihai, specialist în User Experience și Design de Produs

Din experiența mea de antreprenor și trainer, aș spune că sunt 3 aspecte foarte importante în lucrul remote într-o echipa:

• Pregătirea
• Tooluri
• Facilitare

Pregătirea

• Alegerea echipei. Este esențial să alegi strategic membrii echipei pentru fiecare task și fiecare întâlnire. Ideal este ca toți cei care intră în conversație să aibă un rol bine stabilit. Cu cât sunteți mai puțini cu atât lucrurile vor merge mai ușor și cu mai puține surprize veți avea.
• Alegerea unui facilitator. Facilitatorul are un rol foarte important: este persoana care organizează și gestionează întâlnirea, oferă suport tehnic și se asigură că întreaga agendă este acoperită. Ar fi util dacă persoana aceasta este mai puțin implicată în acțiuni și taskuri legate strict de proiect cât să se asigure de dinamica și buna desfășurare a întâlnirii. Un Project Manager poate fi un facilitator potrivit.
• Invitația & Agenda de lucru . Invitația ar trebui să cuprindă agenda discuției, introducerea persoanelor (în cazul in care sunt persoane noi) si prezentarea resurselor necesare, de exemplu ce tool-uri vor fi folosite pentru sesiunea de lucru, cu link-uri de descărcare și, eventual, câteva tutoriale peste care să se uite înainte.
• Familiarizarea echipei cu acest mod de lucru / trainingul . După ce stabilești tool-urile pe care le veți folosi, setează în primă fază o sesiune de training/Q&A pe tema lor. Dacă în timpul întâlnirii de lucru fiecare va începe să întrebe cum se dă drumul la share screen, cu siguranță se vor pierde momente bune și poate și răbdarea colegilor.

Tooluri utile:

• Zoom, Hangouts sau Skype – pentru videoconferințe
• Miro sau Mural – pentru a putea avea o tablă virtuală, extrem de utilă în lucrul remote.
• Suita Google – gratuită și disponibilă pe toate dispozitivele. Lucrul cu Google Docs sau Google Slides te vor ajuta să lucrezi colaborativ pe documente.
• Confluence – poate funcționa ca un loc în care îți documentezi proiectele, ca un Wiki sau ca un tool de project management sau toate la un loc.
• Docusign – cu ocazia aceasta sperăm să spunem adio la „Vrem contractul în original, printat, semnat și stampilat.”
• Figma – un tool foarte puternic pentru design ce facilitează colaborarea în timp real.
• Mailchimp – dacă nu aveai deja un tool de email marketing, cred ca în perioada asta e timpul să te gândești că e nevoie să fii alături de clienții tai.
• Trello sau Asana – tool-uri de project management, foarte simple și ușor de folosit.
• Un monitor extra ar fi util, asta e din categoria hardware, pe unul să proiectezi videoconferința și pe celălalt zona de lucru / tool-ul folosit astfel încât să nu fie nevoie sa comuți mereu între ferestre.

Facilitare

Ne place sau nu, sunt altfel comparativ cu întâlnirile față în față. Pierdem contactul fizic, gesturi si emoțiile celor din jur, la care se poate adăuga o problemă tehnică, precum conexiunea proastă la Internet sau diverse bug-uri.

Din experiența noastră la UX Project, sunt câteva lucruri care ajută enorm in gestionarea acestor întâlniri de lucru:

• Durata mai scurtă a întâlnirilor & pauze mai mari
• Plecarea cu action points clare pentru fiecare membru al echipei
• Transformarea în lucru colaborativ folosind tool-urile prezentate mai sus
• Alternanța muncii online cu cea offline. În realitate nu veți putea face lucrurile stând doar într-o continuă videoconferință, așa ca luați în calcul și timpul necesar implementării pe cont propriu
• Alocare de timp pentru debriefing la final de întâlnire pentru toți membrii echipei astfel încât fiecare să știe ce are de făcut mai departe. În 10 minute, pe rând, fiecare să spună ce a fost bun și ce merită îmbunătățit la întâlniri, precum și taskurile pe care le are de făcut mai departe.

Recomandarea mea este ca, în perioada aceasta, în loc sa căutăm perfecțiunea, să căutăm progresul.

Andrei Mihai este fondator și General Manager al UXProject, o companie în care a investit cei 13 ani de experiență din domeniul User Experience și Product Development. A lucrat cu zeci de companii de top în domenii diverse și a ținut traininguri pentru peste 350 de profesioniști pe care i-a ajutat să creeze produse inovatoare, viabile și durabile. Pe 4 mai,  el va susține un webinar gratuit (în limba engleză) dedicat comunității specialiștilor în User Experience Design cu tema “How to Boost Innovation Through UX Design.