Georgiana Dragomir, Grapefruit: Lucrăm la un assessment tool care să ajute organizațiile să-și analizeze și evalueze maturitatea digitală

Georgiana Dragomir, Grapefruit: Lucrăm la un assessment tool care să ajute organizațiile să-și analizeze și evalueze maturitatea digitală

Pandemia a adus cu ea noi provocări, dar și o productivitate crescută, echipă mărită, mai mult new business și poate chiar mai mult curaj decât înainte. Am vorbit cu Georgiana Dragomir, managing director Grapefruit, despre ce a adus nou 2020, cum a fost adaptarea la work from home, industria de digital locală, precum și ce își propune agenția pentru acest an.

Cum ai descrie 2020 pentru Grapefruit?

Anul 2020 a fost un an complicat și plin de schimbări pentru noi. Am început să lucrăm cu toții de acasă, am dublat numărul angajaților, am preluat proiecte mari și a trebuit să reprioritizăm munca noastră constant. Am început 2020 prin conturarea unui plan pentru scenariul cel mai negru imediat ce discuția unei pandemii începea să aibă loc. A fost un an plin de nopți nedormite, gândirea și regândirea situațiilor, luarea în calcul a tuturor posibilităților, telefoane constante încercând să ne asigurăm un flow de proiecte, redus cheltuieli, internalizat servicii, și multe altele. Partea bună este că n-a fost necesar să luăm măsurile pe care le pregăteam, ci mai degrabă am fost luați prin surprindere cu multitudinea de proiecte.

Am avut reușite și am atins niște milestones mărețe, dar astea au venit în urma multor sacrificii făcute atât de cei din Leadership Team, cât și angajații companiei deopotrivă. Cu toții am muncit foarte mult în 2020, inclusiv de sărbători, să livram la timp și să fie totul ok. Pe scurt, anul 2020 nu a fost deloc ușor, au fost nevoie de multe sacrificii, dar l-am finalizat cu bine și cu echipa întreagă, ba chiar dublă.

Care au fost principalele provocări, în afară de pandemie?

Prima și principala noastră provocare a fost să planificăm până la cel mai mic detaliu orice scenariu posibil și… n-au fost puține. Începând cu luna martie, principalul obiectiv a fost să ne menținem toți angajații, să avem buget acoperitor pe mai multe luni pentru salarii și să luăm măsuri interne de precauție în răspândirea virusului.

Ulterior, odată cu nevoia de digitalizare a companiilor au apărut multe cereri pentru servicii digitale. Din acel moment lucrurile au devenit mai agitate pentru o perioadă. Am avut zeci de solicitări care ne-au provocat până și cele mai exacte planificări și prioritizări interne pe proiecte.

O altă dificultate în această perioada a fost lipsa interacțiunii sociale. Din păcate, pentru noi ca agenție un mare plus a fost întotdeauna atmosfera de la birou, care acum nu am mai putut să o simulam în online în aceeași măsură. Am avut diverse inițiative de-a lungul timpului care s-au dovedit a fi foarte bine primite, însă nimic nu poate înlocui cu adevărat sentimentul de echipă pe care îl ai când te vezi cu colegii zi de zi la birou.

Cum ați fost influențați sau nu de pandemie și cum v-ați adaptat?

Lucrând cu un portofoliu atât de divers de clienți, pandemia a lovit diferit fiecare industrie, afectându-ne și pe noi implicit. A fost nevoie să ne adaptăm și să îndeplinim cât mai repede nevoile clienților noștri, astfel încât să nu ne impacteze atât de mult. Am avut clienți foarte atenți cu bugetele investite în marketing, alții care au preferat să profite de moment și să maximizeze totul pe plan digital.

Prin planificare, research constant, discuții atât în interiorul Leadershipului, la nivelul întregii companii cât și individual cu clienții, am încercat să acoperim cât mai multe situații posibile. Ce facem ca angajații noștri să nu ajungă în burnout? Cum integrăm oamenii noi în echipă chiar dacă nu ne vedem fizic? Cum asigurăm salariile angajaților pentru următoarele 6 luni? Ce facem dacă se vor tăia bugetele de marketing ale companiilor? Cum ne asigurăm că ne păstrăm angajații? Ce măsuri să luăm dacă trebuie să ne întoarcem la birou? Ce anume ne trebuie pentru a livra mai repede, fără a renunța la calitatea serviciilor? Acestea sunt doar câteva întrebări la care a trebuit să răspundem, să avem un plan, să luăm orice posibilitate în calcul. Fiind o perioadă incertă cu siguranță nu am acoperit fiecare aspect în totalitate, dar am reușit mereu să găsim soluția potrivită în circumstanțele întâlnite.

Industria de digital din România a fost singurul sector din marcomm care a crescut. Cum a fost în cazul Grapefruit?

Într-adevăr, nevoia de digitalizare a fost și este în continuare una proeminentă. Anul trecut a accelerat enorm digitalizarea companiilor. Însă chiar dacă a avut loc acest boom, acum fiecare jucător din industrie trebuie să-și contureze o strategie astfel încât să nu resimtă atât de puternic efectele anului trecut.

Cât pentru industriile care au fost de cealaltă parte a baricadei, cele care au avut nevoie de servicii digitale, acum ca au avansat atât de mult în această direcție nu ar trebui să se oprească. Noi acum lucrăm la un assessment tool care să ajute organizațiile să-și analizeze și evalueze maturitatea digitală, tocmai în ideea de a nu renunța sau amâna activitatea în direcția aceasta.

Datorită faptului că au simțit că există loc de creștere din punct de vedere digital, anul trecut o mare parte din cereri veneau de la clienții noștri existenți. Totodată, am putut avea inițiative diferite pentru clienții care poate în trecut erau puțin reticenți în a face un pas mai mare în direcția digitalizării. În final, anul trecut am reușit să creștem împreună cu clienții noștri, destul de mult aș putea spune. Deși creșterea noastră în anii anteriori era destul de constantă, 25-30%, am avut o creștere de peste 70%. Niciodată nu ne-am fi gândit să prezicem o asemenea creștere în ședintele de planning de început de an. În schimb, anul acesta suntem pregătiți pentru “efectul 2020” și ne vom concentra pe consolidare, nu pe creștere.

Dar din punct de vedere al echipei? Mai recrutați?

În momentul actual, recrutarea nu reprezintă o prioritate pentru noi. Vrem ca anul acesta să fie unul de consolidare, să nu luăm din nou mai multe proiecte decât poate duce echipa. Și așa, după câți colegi noi au venit, încă nu ne știm cu toții unii pe alții. :))  Dacă se va ivi nevoia unui nou coleg într-unul dintre departamente, desigur că vom căuta persoana potrivită să lucreze împreună cu echipa. Spre exemplu acum, am identificat nevoia unui nou coleg pe testare, așadar suntem în căutare de un QA tester. 

Cât de grea a fost sau nu adaptarea la work from home și coordonarea ambelor birouri (inclusiv cel din București pe care îl frecventați des înainte)?

Ne-am adaptat cu toții destul de rapid la ideea de work from home, contrar așteptărilor noastre inițiale din martie 2020. Am vrut să începem o serie de teste, să lucrăm o zi de acasă, iar a doua zi să ne întoarcem la birou și să facem o retrospectivă. Primul și ultimul test a început pe 12 martie. Zic că a fost ultimul test deoarece am primit atât de multe feedbackuri pozitive încât am luat decizia să rămânem cu toții în siguranță acasă.

Dar la scurt timp a început valul de meetinguri fără o structura definită. Ne lipsea interacțiunea cu care eram obișnuiți la birou, astfel că tindeam să stăm în ședințe mai mult decât ne propuneam inițial. După o perioadă am început să ne revenim, unele meetinguri deveneau e-mailuri, altele aveau o structură bine conturată astfel încât să ne încadrăm în timpul stabilit. Punctele majore care trebuiau atinse în fiecare meeting era obiectivul meetingului, agenda, discuțiile, persoana responsabilă și next steps bine stabiliți.

Spre surprinderea noastră, nu au fost probleme la nivel de comunicare sau productivitate, ba din contră, productivitatea noastră crescuse cu 10%. Am întâmpinat situații complicate pe parcurs, dar au putut fi rezolvate rapid astfel încât să rămânem eficienți. Aveam prea multe proiecte iar colegii lucrau în plus pentru a livra la timp, așa că am angajat noi colegi și am mărit departamentele. Petreceam prea mult timp în meetinguri – am stabilit obiectivele, punctele de discuții și next steps. Colegii aveau nevoie de socializare – am blocat câteva slot-uri în calendarele colegilor pentru “Coffee Breaks” unde pot socializa fără a afecta meetingurile de proiect. Unii angajați erau mai încărcați decât colegii lor de departament – am stabilit meetinguri de delivery unde se planifica încărcarea fiecărui angajat, împreună cu Delivery Manager, astfel încât să echilibrăm încărcarea la nivelul întregilor departamente.

O altă provocare întâmpinată a privit partea de sedii, înainte de pandemie aveam un sediu în București și unul în Iași. Dat fiind faptul că spațiul din București nu a mai fost deloc frecventat timp de un an, am decis să renunțăm la el atunci. Anul acesta începem demersurile spre a găsi o locație nouă pentru colegii noștri de acolo. În Iași însă lucrurile au rămas la fel, iar aici se vine în continuare la birou organizat, pe echipe, fiind o opțiune deschisă celor care vor să mai schimbe mediul de lucru uneori. Ideea de a veni la birou nu este una obligatorie și nu avem un program bine stabilit de frecventare a biroului știind că sunt colegi care se află pe lista de așteptare pentru vaccin sau nu se simt confortabil încă să facă această tranziție.

Cum a fost din punct de vedere new business?

Pe partea de new business agenția noastră a avut de câștigat în anul 2020 datorită atât efortului nostru de marketing și sales, cât și contextului în care ne aflăm. În perioada în care majoritatea companiilor căutau soluții digitale, noi eram acolo cu experiența și know-how-ul necesar pentru a duce un proiect la bun sfârșit într-un timp scurt. Suntem fericiți că am reușit să adăugam printre partenerii noștri clienți din industria bancară, energie, dar și un start-up foarte promițător pe Artificial Intelligence.

Dar în lucrul pentru brandurile regionale?

Noi avem un portofoliu diversificat de branduri internaționale și naționale, nu regionale. Așadar orice informație o voi prezenta aici este anecdotică. Un lucru pe care-l pot spune este că am observat două trenduri majore. Brandurile regionale care au avut cel mai mult succes au fost cele care fie aveau o comunitate foarte bine închegată dinainte de perioada pandemiei sau cele care au reușit să migreze foarte repede pe canalele digitale imediat ce a avut loc primul lockdown.

Ce planuri aveți pentru 2021?

Focusul nostru este momentan să amelioram impactul pe care 2020 l-a avut asupra agenției. Astfel, vom fi mult mai selectivi cu proiectele în care ne implicăm și vom încerca să explorăm arii noi în care ne-am putea direcționa serviciile, precum crearea de produse digitale. Desigur, nu vom renunța la calitatea serviciilor noastre și nici la relațiile clădite pana acum, ci vrem să facem pași mici și siguri către un nou capitol pentru agenția noastră.

Care ai spune ca sunt aspectele cele mai importante pentru business-ul Grapefruit în următorii ani?

În următorii ani intenționăm să dezvoltam mai multe produse digitale proprii pe care să le folosim pentru a aduce mai multă valoare clienților nostri. De-a lungul timpului am tot experimentat în această direcție pentru a ne obișnui cu acest tip de inițiative. Anul acesta am ajuns la concluzia că ar fi momentul oportun să mergem și în această direcție, în ideea în care produsele digitale să devină o componentă importantă a agenției.

Ce înseamnă pentru tine să fii femeie antreprenor în România?

Anul trecut a fost unul foarte dificil ca femeie antreprenor. Deseori mă simțeam de parcă am 7 joburi în paralel, full-time și pentru prima oară în viața mea am fost pe punctul de a claca. Tot ecosistemul pe care l-am creat a fost dat peste cap. Copiii erau acasă și aveau școală online, eu eram în meetinguri și telefoane unul după altul, aveam treburile casnice și trebuia să mă împart constant. Ca femeie antreprenor deseori m-am întâlnit cu situații în care am fost nevoita să prioritizez între cele două, astfel încât să fiu prezentă atât în rolul meu de Managing Director, cât și de mamă și soție.

Strict ca antreprenor trebuie să-ți echilibrezi atât gândirea pe termen scurt, cât și cea pe termen lung. Pe termen scurt, ai provocări zilnice care trebuie rezolvate, în timp ce ai o viziune, valori și obiective care fac parte din gândirea pe termen lung. În același timp, ca femeie trebuie să fii cât mai prezentă în viața de familie, să înveți să prioritizezi și să îți creezi un sistem astfel încât să nu neglijezi familia, afacerea sau pe tine. Nu e un job ușor, dar cu sprijinul potrivit și prioritățile bine stabilite poți reuși orice.