Feedback autentic: cum stăpânești arta de a-l oferi?

Reading Time: 4 minute

Sunt sigură că te-ai confruntat măcar o dată cu o astfel de situație, de a primi un feedback care nu a fost tocmai unul pozitiv. Eu da, chiar de multe ori. Am avut diferite reacții, în funcție de persoana de la care primeam astfel de păreri. Ce faci atunci când primești unul negativ?

Text de Anca Teletin

Scopul oferirii unui feedback este acela de a ajuta pe cel care-l primește să-și îmbunătățească comportamentul, atitudinea, modul de abordare a unor situații, etc. Nu primirea feedback-ului negativ în sine ne deranjează, ci modul în care acesta este comunicat, tonul vocii, limbajul trupului, starea de agitație care ne-a rămas în urma discuției. În literatura de specialitate există trei tipuri de feedback:

Feedback evaluativ (evaluează): nu este bine primit când este negativ pentru că are o notă de evaluare a unei situații, nu conduce la menținerea stabilității și echilibrului situației în cauză;

Feedback prescriptiv (oferă un sfat): nu oferă o informație precisă, este lipsit de consistență. El nu spune ce a făcut persoana, ci mai mult ce ar trebui să facă.

Feedback descriptiv (descrie feedback-ul autentic): este singurul care poate aduce îmbunătățiri mari doar dacă este oferit corect. El poate genera rezultate remarcabile și reduce reacția defensivă din partea persoanei care primește feedback-ul.

Cum poți oferi un feedback fără a jigni?

În primul rând asigură-te că ai înțeles pe deplin contextul și începe prin a pune întrebări de clarificare. “Am înteles bine…?”, “Vrei să spui că…?” sunt doar câteva exemple de întrebări, non-agresive, pe care le poți pune astfel încât să poți înțelege în profunzime situația și să-ți poți cântări cuvintele.

Cu toții avem opinii diferite despre cum ar trebui făcut un anumit lucru, dar nu trebuie să impui persoanei din fața ta modul tău de lucru. Diferența dintre un feedback și o “ceartă” stă în modul a cum pui problema: acuzi & aștepți răspunsuri pe loc sau oferi argumente, sfaturi și soluții? Un feedback necesită argumente solide și poate uneori să vină cu sfaturi, idei. Astfel vei lucra împreună cu persoană căreia trebuie să-i oferi perspectiva ta spre a deveni mai bun și a evita alte posibile situații asemănătoare.

Asertivitatea, obiectivitatea și detașarea emoțională sunt cruciale în oferirea unui feedback negativ, pertinent. Ai nevoie să înțelegi cauzele care au format efectul, să înțelegi toate părțile ca să poți lua o decizie. Se poate să nu fi fost suficient de clar de la început, poate nu ai dat direcții potrivite, poate sunt probleme la nivel de echipă, de comunicare, de interes. Trebuie să analizezi întreg evenimentul cât se poate de obiectiv, astfel încât feedback-ul pe care îl vei oferi să aducă o valoare.

Greșeli întâlnite de-a lungul timpului în oferirea feedback-ului

Atunci când nu îți cunoști limitele poate face diferența între un feedback pertinent și unul irelevant. Atunci când ești implicat direct în contextul respectiv și nu știi ce să faci, cel mai bine este să apelezi la ajutorul cuiva care să te ghideze. Rolul celui dintâi este de a ușura atât viața ta cât și a persoanei care-l primește, intenția este de a evita posibile situații asemănătoare pe viitor.

De luat în considerare faptul că uneori percepția persoanei căreia îi oferi feedback-ul poate tinde să ducă la un nivel personal, filtrând informația irațional, nicidecum emoțional. Cel mai greu de oferit, din punctul meu de vedere, este pe comunicare sau comportamentale. Dacă nu pui problema cum trebuie, persoana din fața ta o poate lua personal.

Poate va suna amuzant, dar am observat că după o sesiune de feedback, ai nevoie de.. un feedback. Astfel poți afla dacă ai avut argumente solide, dacă ai rănit persoana din fața ta și te ghidează de multe ori în drumul cel mai potrivit pe care să mergi.

Feedback-ul constructiv este o discuție calmă, obiectivă și asertivă. Atunci când urmează să susții o sesiune de acest gen, trebuie să asculți atent și să fi concentrat pe problemă în sine, nu pe a răspunde imediat. Dacă simți că nu ești capabil în acel moment să fii obiectiv fie că ești implicat direct sau că este un subiect sensibil, dă-ți timp să te reîncarci astfel încât să prezinți argumente valide și să fii calm.

Ce poți face atunci când primești un feedback negativ? Iată ce am învățat eu de-a lungul timpului:

Ascultă cu atenție: Dacă urmărești să te dezvolți, să devii mai bun în ceea ce faci, este esențial să asculți persoana de la care primești feedback-ul. Când primești un feedback negativ, trebuie să devii obiectiv, să înțelegi ce aspect îți este evaluat și să nu iei personal ceea ce ți se spune. Țelul nu este de a jigni, ci de a semnala aspecte la care se poate lucra pentru a deveni mai bun. Cântărește feedback-ul și preia tot ceea ce-ți poate fi de folos mai departe.

Nu deveni defensiv: Stă în natura noastră să devenim defensivi atunci când apare critica. Când ascultăm un feedback negativ, primul nostru impuls este de a identifica distorsiuni sau concluzii greșite, nicidecum de a înțelege ceea ce se spune. Este esențial să renunți la armura defensivă și să culegi informațiile cele mai utile, chiar dacă prezentarea argumentelor a fost slabă.

Ascultă activ: În timpul prezentării feedback-ului, după cum am mai menționat, fii atent, culege ceea ce te ajută și ceea ce îți este neclar. Atunci când persoana din fața ta și-a terminat prezentarea feedback-ului, pune întrebări de clarificare a lucrurilor pe care nu le-ai înțeles pe deplin. “Vreau să fiu sigur că am înțeles ceea ce vrei să spui…”, “Sper că am înțeles bine, te referi la…” sunt doar câteva exemple de întrebări de clarificare. Astfel, vei înțelege în profunzime la ceea ce se referea persoana din fața ta, evitând o situație în care să iei lucrurile la nivel personal.

Cere timp: Din punctul meu de vedere, după un feedback negativ, este necesar să ceri puțin timp astfel încât să parcurgi informațiile “la rece”. Astfel poți verifica informațiile obiectiv, verifici dacă a mai rămas ceva neclar. Totodată, a cere timp poate ajuta la eliminarea încărcăturii emoționale și analizarea rațională informațiilor oferite.

În concluzie, trebuie să reții că feedback-ul este un aspect cât se poate de firesc în joburile noastre. Încearcă să înveți din greșeli și din recomandările primite și mergi mai departe cu zâmbetul pe buze și lecția învățată.

Anca Teletin este Chief Operations Officer la Grapefruit.