Factureaza.ro informează: pe scurt, dar complet, tot ce trebuie să știi despre e-Factura

Factureaza.ro te informează: pe scurt, dar complet, tot ce trebuie să știi despre e-Factura.

Distracția s-a terminat. De la 1 ianuarie 2024 orice factură emisă între doi operatori economici trebuie transmisă de vânzător ca factură electronică (e-Factura) în SPV ANAF.

(Dacă mai e cineva care nu știe, SPV înseamnă Spațiu Privat Virtual și este un serviciu online pus la dispoziție de ANAF prin care persoanele fizice și juridice își gestionează obligațiile fiscale.)

Cine transmite e-Factura? Toată lumea.

Indiferent dacă ești SRL sau PFA, dacă te-ai înregistrat în scopuri de TVA sau nu, pentru orice factură emisă către o altă organizație cu statut juridic, va trebui să generezi și să transmiți e-Factura.

Momentan, NU trebuie transmise e-Facturi către clienți persoane fizice (excepție: cele achitate cu vouchere de călătorie) și cele emise către clienți externi.

e-Factura are două componente: transmitere și primire

Acum, dacă ai niște contabili simpatici care rezolvă e-Factura pentru tine, e perfect, dormi liniștit la noapte.

Însă, cum pentru majoritatea afacerilor facturarea este o sarcină administrativă rezolvată intern, e important să-ți pui la punct procesele.

Asta înseamnă nu doar că trebuie să transmiți e-Facturi în SPV-ul afacerii tale, ci și să folosești SPV-ul ca să primești e-Facturi de la furnizori.

Mai mult, din 1 iulie 2024 ești inclusiv responsabil de e-Facturile primite. Dacă înregistrezi în contabilitate o factură de furnizor care, conform codului fiscal, trebuia trimisă la e-Factura, dar nu a fost: vei plăti o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii. Vom detalia și amenzile spre finalul articolului. Ăsta a fost doar un teaser.

Accesul în SPV se face pe bază de certificat digital înrolat la ANAF

Nu vei putea transmite și primi e-Facturi fără acces în SPV. Aici e mult mai probabil să te ajute contabilitatea care accesează deja SPV-ul ca să depună variile declarații fiscale.

Dacă ești un PFA care ține contabilitatea în partidă simplă și te ocupi chiar tu să-ți depui declarația unică (felicitări!), atunci va trebui să cumperi un certificat digital.

Doar după ce vei înrola acest certificat digital la ANAF, o să poți accesa SPV-ul dedicat PFA-ului tău. Acest SPV nu e același lucru cu SPV-ul tău de persoană fizică, unde te identifici cu CNP și intri fără certificat digital.

Pentru mai multe detalii despre cum intri în SPV-ul afacerii tale cu certificat digital, urmează pașii din acest tutorial de pe factureaza.ro.

Care este termenul de trimitere e-Factura

Momentan, ai la dispoziție cinci zile lucrătoare de la data emiterii facturii ca să transmiți e-Factura în SPV. Acest termen este valabil până la 30 iunie 2024. De la 1 iulie 2024, termenul va deveni 5 zile calendaristice.

Ce pățești dacă nu transmiți e-Factura?

Vestea bună e că, până la 1 aprilie 2024, nu pățești nimic. Este o perioadă de grație în care să te dumirești cum stă treaba.

Apoi, se întâmplă așa:

Între 1 aprilie 2024 și 30 iunie 2024, amenzi:

• între 5.000 lei și 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari
• între 2.500 lei și 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii
• între 1.000 lei și 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

Începând cu 1 iulie 2024:

• amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii, pentru nerespectarea obligației de transmitere prin e-factura
• amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii, pentru înregistrarea unei facturi de furnizor fără respectarea obligației de transmitere prin e-factura
• pentru nerespectarea termenelor limită de transmitere: între 5.000 lei și 10.000 lei pentru contribuabilii mari, între 2.500 lei și 5.000 lei, pentru contribuabilii mijlocii și între 1.000 lei și 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

Ce înseamnă să transmiți e-Factura

În primul rând, factura online (aia pe care o trimiți pe mail în format PDF sau, doamne ferește, Word ori Excel) nu este o factură electronică, în contextul SPV ANAF.

e-Factura are un format specific, care se cheamă XML UBL (Universal Business Logic) și care arată de neînțeles pentru om fiindcă e destinat “mașinilor” (“the Matrix is everywhere”). În acest format trebuie e-Factura transmisă în SPV ANAF.

Ce face ANAF cu e-Facturile? Folosește aplicații software ca să proceseze datele din facturi și să detecteze evaziunea fiscală, mai ales fraudele pe TVA.

Ca să generezi și să transmiți e-Facturi în format XML UBL, ANAF pune la dispoziție un serviciul gratuit (vezi aici). În esență, e ca și cum ai face factura din nou, dar mai greu.

Varianta mai simplă este să generezi e-Facturile cu un software, fie că e vorba de un program de conta sau de o aplicație de facturare online. După care te loghezi în SPV și le încarci.

Dacă ai reușit să încarci e-Factura corect (a fost validată de ANAF), vei primi, pe lângă un index de încărcare, și indexul de descărcare. Cu acesta din urmă, clientul tău va identifica e-Factura în propriul SPV. Valabil și invers: furnizorul îți va comunica indexul de descărcare, astfel încât să găsești e-Factura în SPV-ul tău.

Varianta cool este să faci o automatizare. Nici măcar nu-ți trebuie un programator. Îți faci un cont la noi și, cu certificatul digital în dinți, tu sau contabilul activați integrarea cu e-Factura. Odată activă, nu mai ai nicio treabă cu SPV-ul, decât odată la trei luni când trebuie să-ți actualizezi semnătura digitală.

Ce face integrarea automată e-Factura pe factureaza.ro

Face treabă bună. Adică, din câteva click-uri generezi și transmiți e-Facturi în SPV. În plus, poți activa opțiunea prin care să primești în cont, tot automat, e-Facturile de la furnizori (atât în format XML UBL, cât și ca PDF, pentru vizualizare).

Ba, mai mult:

• Folosind filtrele și opțiunile de căutare vei găsi ușor orice document, fie emis de tine, fie primit de la furnizori
• Vei putea descărca liste de documente în varii formate: excel, json, PDF pentru imprimat, arhive zip, exporturi pentru contabilitate (SAGA, Winmentor, Ciel)
• Pentru fiecare factură transmisă la e-Factura vei ști dacă validarea s-a efectuat cu succes sau trebuie să retransmiți
• Vezi indexul de încărcare și cel de descărcare în istoricul detaliat al fiecărui document
• Poți programa transmiterea e-Facturilor în SPV
• Poți filtra facturile emise pe factureaza.ro după mai multe filtre utile: „fără eFactura”, „trimisă fără erori”, „trimisă cu erori”, „acceptată la eFactura”, „neacceptată cu erori”, astfel încât să poți corecta și retransmite e-Factura la timp
• Poți adăuga atașamente la facturile de furnizor, ca de exemplu un PDF sau o imagine scanata.

Și uite așa, ai totul într-un singur loc: transmiți și primești e-Facturi automat, fără să intri zilnic în SPV.

Îți propunem să testezi. Fă-ți cont pe factureaza.ro, profită de primele trei luni gratuite și fără limitări, și activează integrarea cu e-Factura. Ca să-ți fie mai ușor, folosește-te inclusiv de tutoriale.

Aveți și API?

Ce bine c-ai întrebat. Bineînțeles că avem. Dacă lucrezi cu un developer, poți integra factureaza.ro cu orice ERP, CRM, program de conta sau platformă ecommerce.

Asta pe lângă o serie de alte automatizări gata disponibile în cont: WooCommerce, PrestaShop, Salesforce.

În concluzie, sperăm că toate aceste informații ți-au fost de folos. Îți urăm spor la e-Facturat! Și nu uita că pe factureaza.ro primele trei luni sunt gratuite și fără nicio limită. Creează cont și testează aplicația.