Diana Calfa, despre business-ul amenajării spațiilor de birouri

Reading Time: 9 minute

Creează spații de birouri inspiraționale și spații comerciale armonioase. Fie că aveți în plan să vă mutați, să reamenajați spațiul de birouri sau locuința sau să le redecorați, Morphoza transformă și îmbunătățește spațiul, ținând cont de cum va fi folosit, de confortul angajaților sau al clienților și de funcționalitatea amenajării.

Mai multe detalii despre cum a pornit această afacere și tendințele care se conturează segmentul de piață al amenajărilor de birouri am aflat chiar de la Diana Calfa, Managing Partner, Morphoza.

Morphoza este unul dintre cele mai importante business-uri specializate în amenajări interioare pentru birouri. Când a început povestea, pe ce se bazează și ce ne spune aceasta în linii mari? De ce Morphoza?

Povestea Morphoza a început în 2004, când am avut ideea de a crea o companie care să îşi asume întreaga responsabilitate pentru proiectul de amenajare. Deși, inițial, a fost vorba despre o entitate care să gestioneze ansamblul rezidențial, care să se ocupe de întreţinere, de iluminat – o primă celulă de facility management – Morphoza s-a transformat rapid într-un partener de încredere pentru amenajarea la cheie a proiectelor rezidențiale.

Proiectele de birouri au apărut natural, în principal datorită clienților din sfera rezidențială cărora le-am câștigat încrederea și care au ales să ne recomande sau să amenajeze și spațiile de birouri pe care le dețineau tot cu Morphoza. Din 2016, pe fondul unei creșteri rapide a pieţei de mobilier de birou şi fit-out, dar și a pieței spațiilor de birouri, ne-am concentrat întreaga activitate și know-how-ul echipei pe amenajări de birouri și am lăsat proiectele și produsele din sfera rezidențială în grija unei entități juridice noi pe care am creat-o – KUIBA.

Din momentul în care am făcut trecerea definitivă către proiectele office, ne-am dezvoltat constant sfera de servicii adresate clienților corporate, pe măsură ce am identificat nevoi noi în piață. Astăzi, avem capacitatea de a gestiona nu numai proiecte complete de office design, build & furnish, ci și provocări foarte actuale, precum procese ample de change management și employee engagement pentru clienții noștri.

Înainte de a fi designeri sau arhitecți, membrii echipei Morphoza sunt în primul rând creatori de spații. Câți oameni aveți în echipă și care a fost criteriul de selecție al acestora?

2019 a fost, pentru Morphoza, anul în care ne-am concentrat toate resursele pe consolidarea, extinderea și profesionalizarea echipei, astfel că am încheiat anul cu o echipă puternică de 80 de angajați, în toate punctele noastre de lucru, cele mai mari echipe fiind, desigur, în Cluj și București. Arhitecți, designeri, proiectanți, manageri de proiect, specialiști în dezvoltarea și achiziția de produse de mobilier, experți tehnici, oameni de vânzări, comunicare și marketing formează astăzi familia Morphoza.

Sunt tineri creativi, ambițioși, care înțeleg că succesul fiecărui proiect vine din grija pe care o purtăm fiecărui client care alege să lucreze cu noi, de la preluarea spațiului și până la livrarea proiectului și abilitatea de a ne “pune în papucii” acestuia.

Mă bucur să văd că după 15 ani de activitate, Morphoza se apropie de proiecția ideală pe care am avut-o în minte încă de la început: o structură stabilă, cu fluxuri coerente și roluri asumate, formată din echipe independente și responsabile, care pun pasiune în ceea ce fac și nu uită să se bucure de fiecare reușită personală sau de echipă.

Ați făcut tranziția din Iași în București și apoi în Cluj, lucrând într-un domeniu pe care l-ați luat de la zero. Ce îmi puteți spune despre omul care conduce atelierul de interioare Morphoza și care coordonează întreaga echipă?

Este, în primul rând, un om. Care și-a păstrat curiozitatea și dorința de a învăța și de a deveni mai bun. Și cred că asta e important mai ales în contextul în care există undeva, pe drumul antreprenoriatului, mirajul lui “știu” și riscul unei plafonări atunci când lucrurile merg deja bine.

Am crescut ca antreprenor împreună cu Morphoza și am învățat din multele experiente ale clienților mei și, mai ales în ultima perioadă, datorită implicării în procese ample de change management prin spațiu, m-am expus tot mai mult la învățare. Anul 2019 a fost un an greu pentru mine, și personal, dar și profesional, în care am învățat cât de fragilă sunt dincolo de experiența pe care am acumulat-o și capacitatea de a construi și de a crea permanent.

Și mi-am resetat acum și prioritățile, dar și felul în care fac lucrurile, rămânând fidelă principiilor în baza cărora am crescut: există întotdeauna o cale de a fi mai bun și de a ajuta oamenii să se descopere și să crească profesional. Cred în puterea echipei de a face lucrurile să se întâmple și profesional e o prioritate pentru mine să fiu cel mai bun coach al echipelor din Morphoza.

Însă, dincolo de toate, continui să învăț. Mă redescopăr ca persoana, îmi reașez experiențele și mă întorc cumva într-o formă mai buna a mea către echipa Morphoza, dar și către familie și prieteni.

Care a fost una dintre cele mai mari provocări pe care le-ați întâmpinat în coordonarea acestei afaceri?

O provocare importantă căreia a trebuit să-i facem față a fost, cu siguranță, momentul crizei economice izbucnite în 2008, în care, dincolo de dificultățile financiare generate de căderea pieței imobiliare, am regândit structura și serviciile firmei. Dar, desigur, fiecare etapă de creștere vine cu provocările ei. Acum, când suntem departe de momentul crizei, am rezistat și am reușit să consolidăm brand-ul Morphoza și să ne extindem, challenge-urile sunt de altă natură.

În acest moment, spre exemplu, suntem într-o fază de creștere a echipei și de îmbunătățire a proceselor de lucru, prin implementarea unor sisteme ERP, dar și prin stabilirea unor metodologii eficiente de lucru. Aceste schimbări sunt dificil de asimilat când, în paralel, întreaga echipă este implicată cu același simț de răspundere în mai multe proiecte simultan și încearcă să mențină neschimbate standardele înalte de calitate și creativitate, cu care ne-am obișnuit clienții.

Din ce în ce mai multe companii apelează la servicii de modernizare a spațiilor de lucru. Care sunt tendințele care se conturează pe acest segment de piață?

Amenajarea biroului de companie a devenit un subiect de Board. Firmele sunt obligate să integreze în spațiul de lucru generații diferite de angajați, cu nevoi și așteptări diferite. Și, mai mult, să le ofere tuturor experiențe de lucru inedite. Așa au devenit amenajările de birouri parte din procese ample de change management care vizează nu doar spațiul fizic. În raport cu spațiul, se conturează noi principii de lucru în interiorul echipei. Acestea sunt, de obicei, mai flexibile, colaborative și democratice.

Dacă în urmă cu câțiva ani era suficient să instalezi o masă de ping-pong și un Playstation în bucătărie pentru a oferi un vibe cool biroului, astăzi așteptările sunt mult mai mari. Să creezi o experieță de lucru inedită angajaților necesită o înțelegere profundă a nevoilor acestora și a modului în care spațiul de lucru poate să le satisfacă. De aceea, din ce în ce mai multe companii aleg să implice angajații încă din primele etape ale procesului de amenajare, prin interviuri, focus group-uri, workshop-uri, menite să seteze corect nevoile și așteptările acestora cu privire la spațiul în care urmează să lucrează.

Open space-ul rămâne cel mai utilizat model de configurare a spațiului. Însă, spre deosebire de varianta tradițională, în care angajații ieșeau din birourile închise și fiecăruia îi era alocat un loc al lui, bine delimitat și permanent, în open space, practica ne-a demonstrat că formula optimă este aceea a unui ecosistem de spații hibride și flexibile, reconfigurabile. Așadar, astăzi angajații lucrează în sistem shared-desk, au libertatea de a alege locul din care lucrează, în funcție de natura task-urilor pe care le au, de starea de spirit sau de preferințe: spații pentru lucru în echipă, pentru concentrare, învățare, socializare sau relaxare. Ei nu mai au locuri prealocate, sunt flexibili, în permanenent control și se bucură de opțiuni care-i ajută să fie mai productivi și mai fericiți la locul de muncă.

Principiul de bază al acestui tip de amenajare este o abordare integrată a oamenilor, spațiului și tehnologiei. Tehnologia joacă un rol esențial în amenajările de tipul shared-desk pentru că le permite angajaților să fie conectați permanent, indiferent de locul din care aleg să lucreaze, le oferă informații cu privire la localizarea celorlalți colegi și asigură spațiul virtual de stocare a tuturor documentelor, fără ca angajații să mai necesite spații de depozitare pentru documente fizice. Totodată, tehnologia este cea care asigură o îmbunătățire permanentă a configurației spațiului. Cu ajutorul senzorilor și a datelor strânse cu ajutorul tehnologiilor moderne, companiile află care sunt spațiile cel mai des utilizate de către angajați, care răspund cel mai bine nevoilor lor sau care spații sunt mai puțin utile, dar care pot fi reconfigurate în beneficiul angajaților.

Ce rol joacă inovația în procesul de amenajare a unui spațiu de birouri?

Inovația, mai ales cea tehnologică, impactează toate dimensiunile vieții noastre, iar domeniul design-ului de interior nu este o excepție. Fie că vorbim despre materiale inovative, cum este cazul pereților din mușchi stabilizați utilizați în amenajări nu doar pentru aspectul plăcut, dar și pentru proprietățile fonoabsorbante, și care nu necesită apă sau lumină pentru a rămâne vii, tehnologie cinetică integrată în podea care permite alimentarea cu energie electrică a altor elemente de design sau holograme sau roboți care întâmpină clienții în recepție, acestea sunt doar câteva exemple pe care le vedem deja în spațiile de birouri din România. Dar, așa cum spuneam mai sus, tehnologia integrată în spațiile de birouri ne furnizează constant date, care pot fi extrapolate ulterior în statistici, cu privire la impactul pe care modul în care o companie alege să amenajeze un spațiu de lucru îl are asupra productivității și a well-being-ului angajaților.

Care sunt bugetele pe care companiile le alocă pentru confortul angajaților?

Înainte de a discuta despre bugetele pe care sunt dispuse companiile să le investească în amenajări, cred că e foarte important de menționat că angajatorii au înțeles faptul că o amenajare potrivită a biroului de companie implică resurse financiare mari, dar nu costă atât de mult cât poate costa o amenajare disfuncțională: stres, frustrare, ineficiență, timp pierdut și angajați nemulțumiți. Toate acestea, în cele din urmă, se reduc la pierderi financiare pentru companie.

O amenajare de birou adecvată nu numai că elimină aceste probleme, dar poate genera, dacă e corelată cu un proces eficient de change management, noi metode de lucru sau accelerarea proceselor vechi de lucru, rezolvă probleme de comunicare care pot apărea între membrii echipei, duce la creșterea gradului de colaborare între ei, dar și satisfacția și entuziasmul acestora față de mediul de lucru și de companie, în ansamblul ei. Bugetele alocate variază, însă, în funcție de strategia fiecărui client, de serviciile de care are nevoie, de spațiul pe care îl are la dispoziție și de numărul de angajați.

Un buget minim poate începe de la 350 euro/mp până la 450 euro/mp, însă sunt clienți care extind bugetele și până la peste 1000 E/mp, dar bineînțeles că valorile pot fi chiar și mai mari pentru amenajările complexe care integrează materiale și tehnologii ultra-moderne. În general, impactul tehnologiei și al aplicațiilor de smart office este încă mare în bugete și influențează mult dimensiunile acestora.

Care sunt zonele vizate pentru inaugurarea unor noi puncte de vânzare?

Pentru moment, ne concentrăm pe consolidarea echipelor pe care le avem în Cluj-Napoca și București, urmând ca, probabil, pe parcursul anului să dezvoltăm echipe de vânzări și în celelalte orașe regionale care reprezintă puncte cheie în piața de birouri, precum Iași și Timișoara, orașe care reprezintă în acest moment alternative pentru Capitală sau chiar prima opțiune pentru companiile care doresc să-și extindă operațiunile sau care acum acced pe piața din România. Timișoara, de altfel, este unul dintre orașele în care suntem deja prezenți cu proiecte implementate, astfel că o echipă de vânzări în acest oraș e un pas firesc în extinderea portofoliului nostru de proiecte.

În plus, discutăm deja cu câteva companii similare din Europa pentru înființarea unui cluster de profil și organizarea unor prime întâlniri de lucru în România. Suntem convinși că acest pas va crește expunerea Morphoza la nivel internațional. Până acum, am implementat proiecte în țări precum Malta, Irlanda, Ungaria, în prezent, dezvoltăm un proiect în Serbia (Belgrad) și suntem în discuții pentru proiecte în Germania.