certSIGN a implementat soluția de semnătură electronică la distanță Paperless flowSIGN la OMV Petrom

Tot mai multe companii doresc să implementeze semnături electronice la nivel de organizație, nu numai pentru pozițiile cheie.

certSIGN a implementat soluția Paperless flowSIGN la OMV Petrom, unde peste 6.000 de angajați din diverse departamente ale OMV Petrom au acces la platforma de semnare la distanță, beneficiind de o experiență 100% online folosind și identificarea video pentru obținerea certificatului digital calificat, spune Veronica Mitroi, Director Unitate de business Servicii de încredere, certSIGN.

Ce beneficii principale se pot obține prin implementarea Paperless flowSIGN?

Mediul de business tinde spre o abordare digitală a proceselor, limitând din ce în ce mai mult interacțiunile față în față și căutând soluții și produse care să răspundă nevoii de a le muta în mediul digital, de a le desfășura oricând și de oriunde.

Disponibilitatea imediată, rapiditatea, lipsa unor constrângeri legate de spațiu și timp sunt avantaje importante în procesul de transformare digitală a companiilor și asigurarea confortului angajaților, iar Paperless flowSIGN este soluția care le poate oferi.

Rezultatele pozitive cele mai evidente obținute în urma implementării Paperless flowSIGN sunt cele legate de utilizarea mai eficientă a timpului prin eliminarea tipăririi, semnării olografe, trimiterii si arhivării documentelor și alocarea acestui timp câștigat pentru activități mai creative, trasabilitatea și valoarea legală a documentelor astfel semnate, reducerea costurilor.

Care este raportul cost-beneficii al implementării unui astfel de soluții într-o companie?

Experiența de peste 15 ani în domeniul Serviciilor de Încredere ne-a demonstrat că documentele semnate și arhivate electronic diminuează costurile unei companii cu peste 60% spre deosebire de cele fizice, semnate olograf.

De asemenea, timpul necesar semnării unui contract cu 4 semnatari folosind semnătura electronică calificată se reduce la câteva minute, iar la final toți semnatari au un exemplar original cu valoare legală.

Cât de mult a accelerat pandemia adoptarea serviciilor de semnătură electronică în România?

Pandemia a adus în prim plan noi moduri de desfăşurare a activităţii, precum munca la distanță și mutarea în digital a proceselor. Dacă lucrul la distanță a fost o necesitate dictată de factori externi, adoptarea unor instrumente care să accelereze transformarea digitală este o decizie strategică de business.

Primul pas în migrarea către digital este, firește, renunțarea la hârtie și la documentele tradițional semnate pe hârtie, iar constrângerile dictate de pandemie ca limitarea interacţiunilor fizice şi mutarea activităţii preponderent în mediul online au evidențiat importanţa semnăturii electronice ca instrument esențial al transformării digitale. Mă refer în primul rând la activități în care volumul de documente semnate este foarte mare, iar documentele semnate trebuie să aibă valoare legală recunoscută în justiție, precum procesele de HR. Pentru astfel de situații, există semnătura electronică calificată, singura cu valoare legală echivalentă cu semnătura olografă. Nicio altă semnătură nu are, în mod implicit această valoare.

Beneficiul utilizării semnăturii calificate nu vine doar din recunoașterea legală implicită, ci din faptul că, această recunoaștere vine cu o infrastructură tehnică ce permite oricui să verifice ușor validitatea unei semnături calificate – listele de încredere care conțin toți prestatorii de servicii de încredere calificați din UE. În acest fel, orice persoană poate verifica automat validitatea unui document semnat electronic.

În ultimul an, am observat că din ce în ce mai multe companii doresc să implementeze semnături electronice la nivel de companie, nu numai pentru pozițiile cheie. Acesta este unul dintre motivele pentru care am dezvoltat Paperless flowSIGN, care este personalizat pentru a fi utilizat în cadrul companiilor și care permite semnarea documentelor, cu valoare legală și în deplină siguranță, într-un flux (de către mai mulți semnatari autorizați să semneze documente oficiale ale companiei).

Ce companii au decis să implementeze o soluție de semnătură electronică la distanță? Care este cel mai recent proiect?

Companiile care au ales semnătura electronică de la certSIGN sunt din domenii diverse, precum medical, asigurări, financiar, industrial. Unul dintre cele mai importante proiecte, dezvoltat în ultimele luni, este cel realizat pentru OMV Petrom.

OMV Petrom a căutat constant soluții de digitalizare, iar în momentul în care am inițiat discuțiile despre mutarea fluxurilor de avizare și semnarea a documentelor în mediul digital, au fost luate în calcul atât fluxurile interne și externe, cât și numărul considerabil de angajați și colaboratori și timpul alocat semnării și gestionării documentelor pe format hârtie. În plus, din momentul începerii pandemiei, când o mare parte dintre angajați au început lucrul de acasă, devenise extrem de dificil ca aceștia să vină la birou doar ca să semneze documente. Nu în ultimul rând, OMV Petrom face eforturi susținute pentru protecția mediului, iar limitarea consumului de hârtie este o preocupare reală pentru companie.

Date fiind toate aceste considerente, certSIGN a propus implementarea unei soluții de semnătură electronică la distanță, Paperless flowSIGN, care să conducă către eficientizarea activităților și facilitarea lucrului la distanță, să fie ușor de utilizat, să fie sigură și să aibă valoare legală.

Pentru ce departamente/fluxuri de lucru sunt implementate soluțiile de semnătura electronică?

Peste 6.000 de angajați din diverse departamente ale OMV Petrom au acces la platforma de semnare la distanță, aceștia beneficiind de o experiență 100% online folosind și identificarea video pentru obținerea certificatului digital calificat și semnând documente diverse: de la documente necesare proceselor de HR, la contracte, comenzi etc.

Avantajul acestei soluții este că fluxul de semnare a documentelor este gestionat integrat, indiferent de departamentul din care face parte un angajat. Important e ca la nivel intern, să se stabilească ordinea în care va fi semnat documentul, iar după încărcarea acestuia în platformă, fiecare semnatar primește o notificare când îi vine rândul să-l semneze. După ce documentul a fost semnat de către toți semnatarii, fiecare dintre ei primește o notificare care îl anunță că poate descărca documentul direct din platformă, toate aceste operațiuni putându-se face chiar și de pe un dispozitiv mobil, cum ar fi telefonul.

Care au fost provocările implementării unui proiect atât de complex în OMV Petrom? Cât a durat?

Apreciem în mod deosebit dorința și deschiderea OMV Petrom de a implementa o soluție de semnătură electronică de tip Enterprise, care este folosită de un număr mare de angajați, precum și dorința de a avea un parteneriat, de a colabora și permanență pentru ca noi să livrăm o soluție care să răspundă nevoilor OMV Petrom.

Fiind o soluție dezvoltată integral de certSIGN, Paperless flowSIGN, poate fi adaptată în funcție de nevoile clientului final, așa cum a fost în cazul OMV Petrom, unui mediu de business cu mulți utilizatori, din departamente diverse și cu nevoi diferite. La rândul nostru, am alocat o echipă care a inclus persoane din zona tehnică cu experiență vastă în implementarea de proiecte de semnătură electronică, și din zona de suport, fiind alături de cei de la OMV Petrom pe parcursul derulării proiectului.

Din punct de vedere al duratei, după discuțiile preliminare și de evaluare a nevoilor clientului, în aproximativ 2 săptămâni, soluția deja rula.

În viitor avem în vedere extinderea acestui parteneriat și cu alte componente asociate Serviciilor de încredere.

Foto: 113658220 / Business Computer © Anyaberkut | Dreamstime.com