Bogdan Tomoiagă, Graffiti PR: ne concentrăm pe comunicarea internă și de criză

Reading Time: 3 minute

De vinerea trecută, toți consultanții Graffiti PR lucrează de acasă, având laptop, telefon și conexiune de internet pentru telefon asigurate de agenție. Inițial, managementul agenției a luat în calcul #WorkFromHome pentru o perioadă de o săptămână, însă în funcție de evoluția situației și de sfaturile autorităților, va lua în calcul prelungirea perioadei cu încă o săptămână, până la noi dispoziții.

”Departamentul administrativ este în continuare operațional pe teren, pentru a asigura toate elementele logistice necesare bunei desfășurări a activității de acasă, departamentul IT este disponibil 24/24, iar departamentul HR lucrează în parametri de situație de criză, spune Bogdan Tomoiagă, Managing Director, Graffiti PR.

Ce măsuri ați luat în companie pentru a preveni răspândirea COVID-19?

De câțiva ani de zile implementăm o serie de măsuri de protecție împotriva gripei sezoniere sau a răcelii comune: asigurăm dezinfectant în recepție, limonadă, ceai, fructe pentru toată echipa, aerisim periodic la ore fixe toate birourile și încurajam colegii care au simptome de gripă/răceala să lucreze de acasă sau să își ia concediu medical.

Odată cu răspândirea COVID-19, ne-am asigurat de creșterea nivelului de conștientizare privind măsurile de precauție și am dublat acțiunile de curățenie a spațiilor de lucru – acțiune de dezinfectare săptămânală cu ajutorul unei firme specializate, creșterea cantități de soluții dezinfectante pentru fiecare birou etc.

Puteți susține businessul la nivel normal cu restricțiile actuale și angajați lucrând de acasă?

#WorkFromHome nu este un concept nou pentru noi, am implementat de câțiva ani în agenție un sistem prin care fiecare consultant poate lucra remote, prin rotație. În plus, în industria de comunicare, există numeroase situații în care suntem nevoiți să lucrăm de acasă în weekend sau în vacanță. Așadar, baza #WorkFromHome a fost creată cu mai mulți ani în urmă și perfecționată de-a lungul timpului. Evident, este o premieră faptul că, acum, toți cei peste 70 de consultanți Graffiti PR lucrează de acasă.

Reușim să susținem business-ul la nivel normal, ne concentrăm foarte mult pe comunicarea internă și de criză și suntem în contact cu clienți noștri peste 13-14 ore/zi. În plus, avem echipe dedicate de informare permanentă a clienților și a colegilor asupra situației răspândirii COVID-19, dar și echipe care lucrează pentru găsirea unor soluții de ajutor comun a categoriilor de persoane aflate în prima linie în luptă cu virusul (medici, persoane aflate în carantină etc).

Aveați deja implementată o metodologie pentru lucrul remote sau ați adoptat una ad-hoc?

Am extins și detaliat metodologia internă de lucru și ne asigurăm că avem o comunicare unitară cu toți angajații Graffiti PR privind adaptarea întregii echipe la sistemul #WorkFromHome (program de lucru normal, statusuri zilnice de echipă, statusuri săptămânale între echipe, ședințe și brainstorming-uri online), prioritizarea proiectelor și a plăților furnizorilor.

Comunicarea pe clienți și pe proiecte se desfășoară cu ajutorul MS Teams, dar avem și un grup de Whatsapp Graffiti PR, unde comunicăm mai light (memories, meme-uri, Zagged jokes) pentru a menține moralul echipei cât de ridicat se poate în aceste condiții.

Cum asigurați respectarea standardelor de securitate și GDPR în cazul angajaților care lucrează de acasă?

Fiecare consultant Graffiti PR beneficiază încă de la angajare de un cont Office 365 for business și acolo unde este nevoie de o conexiune securizată de tip VPN.

Care estimați că este impactul imediat al epidemiei de COVID-19 asupra businessului companiei?

Impactul se observă deja prin amânarea sau anularea evenimentelor care necesită prezență și apropiere fizică (lansări de produse, evenimente interne, producții audio/video, ședințe foto, deschideri de magazine).

Pe termen mediu și lung, trebuie să dăm dovadă de agilitate în adaptarea la noul context economic.

Pentru mai multe știri, informații și sfaturi pentru companii legate de continuitatea businessului în condițiile actualei pandemii de COVID-19 accesează secțiunea specială BizRemote.