BizRemote: Soluții Agile pentru coordonarea angajaților de la distanță

BizRemote: Soluții Agile pentru coordonarea angajaților de la distanță

Teodor Marin a fondat agenția digitală TM Digital în Marea Britanie și are experiență în coordonarea multor proiecte de la distanță. L-am întrebat ce recomandă companiilor în actuala situație în care tot mai mulți angajați lucrează în sistem remote.

Cum reușim să coordonăm angajații la distanță?

Există mai multe metodologii pe care le putem aborda în funcție de tipul de producție pe care o face o companie. “Agile with scrums” este una din cele mai populare și eficiente metodologii, în câteva cuvinte, implica un board Kanban, un scop definit și împărțit într-o scurte de timp, de obicei o săptămână, și meetinguri de 10-15 minute, zilnic, în care oamenii se organizează și își planifica ziua.

Avem nevoie de un Scrum Master, Product Owner și Echipa de Execuție:

• Scrum Master – este practic liderul proiectului, persoana care are ideea de perspectivă a proiectului și știe ce se întâmplă în bucătăria fiecărui membru al echipei. Tot el organizează boardul și se asigură că fiecare își duce treaba la bun sfârșit, respectând cerințele și timpul de lucru alocat, monitorizează activ și se asigură că oamenii comunică eficient pentru rezolvarea taskurilor.
• Product Owner sau Active Stakeholder este persoana care are viziunea asupra proiectului, care propune idei noi și este responsabil de viziunea și direcția în care se mișcă produsul. Este, practic, o punte de comunicare între client și echipa de execuție.
• În Echipa de Execuție pot fi designeri, programatori, oameni de marketing, copy, contabili etc. În principiu, nu există nicio barieră de organizare când folosim Agile, se poate aplica în aproape orice domeniu, atâta timp cât echipa are acces la internet. În scrum, poți avea echipe de până la 9 oameni, dacă depășești acest număr devine dificil să faci management și trebuie să spargi echipele.

Ce tooluri de colaborare recomanzi?

Exista mai multe tooluri care oferă freemiums. Cele mai îndrăgite de mine sunt:

• Trello – pentru organizarea boardului – se integrează foarte ușor cu calendare, time trackere, CRM-uri, etc.
• Slack – pentru chat.
• Zoom – pentru video/audio calls.
• Google Drive – Documente și storage
• Clockify – pentru tracking și time management

Ce facem cu programul clasic de la 9 la 5?

Probabil întrebarea de care mă lovesc cel mai des. Nu sfătuiesc pe nimeni să mai țină neapărat la programul 9 – 5, s-a dovedit că este mult mai eficient și productiv să ceri oamenilor să-ți livreze un produs până la o anumită dată/oră decât să îi ții legați de scaun un anumit interval de timp.

Este posibil să scalezi o companie adaptând un program remote?

Nu există nimic ca să te oprească, scalarea presupune procese repetitive care se pot crea și ține sub control foarte ușor din documentație și tooluri de colaborare. Practic, și munca remote devine în sine un proces. Dacă mă întrebi pe mine, mi se pare mult mai facil să scalezi organizând munca prin metodologii ca Agile. Cele mai multe companii din Top 500 folosesc Agile pentru motive clare: viteza de producție crește semnificativ și poți genera super ușor KPIs despre echipă.

Ilustrație: Dreamstime.com