BizRemote: Când angajații vor să vină la birou

BizRemote: Când angajații vor să vină la birou

Chiar dacă au ocazia să lucreze de acasă, marea majoritate a angajaților Avisso preferă să vină la birou și să respecte o serie de măsuri prin care să se protejeze de Covid-19. Mirabela Miron, Președinte Avisso ne-a povestit mai multe despre această situație inedită, dar și despre măsurile pe care le iau angajații companiei care vin la birou în această perioadă. 

Ce măsuri ați luat în companie pentru a preveni răspândirea COVID-19?

Precauția privind posibilele contaminări este pe locul întâi. Astfel, am respectat recomandările făcute de instituțiile abilitate, cu accent pe prevenire și igienă și o vom face în continuare, până la depășirea crizei.

În primul rând, legat de mediul exterior, am limitat pe cât posibil contactul cu acesta, ca măsură de prevenție, pentru a împiedica orice posibilă contaminare. Prin urmare, de câteva zile s-a restricționat accesul clienților în clădire, bineînțeles, cu excepția situațiilor de forță majoră. Am trecut în online tot ce înseamnă comunicare în aceste zile.

La nivel intern, luăm măsurile necesare precum dezinfectarea de mai multe ori pe zi a tuturor suprafețelor de contat precum uși, clanțe, mai ales în spațiile comune. De asemenea, am pus la dispoziția colegilor dezinfectant de mâini, la care se adaugă partea de discuție, cu rol de conștientizare a dimensiunii problemei și a conduitei pe care trebuie să o urmăm.

Colegii mei s-au organizat exemplar, au renunțat la transportul în comun pentru a limita contactul cu alte persoane, astfel că se deplasează doar cu mijloacele proprii și se ajută între ei. Cum spuneam, urmăm principiile de bază, precauție, limitarea timpului petrecut în spațiul public, evitarea grupurilor mari și igienă.  

Aveți angajați care lucrează de acasă în urma actualei situații? Care este procentul din total?

În momentul de față, avem patru colegi care lucrează de acasă. Este vorba de persoane care au imunitatea mai scăzută și este de preferat protejarea lor. Oricum, natura muncii le permite să lucreze de la distanță fără probleme. Astfel am găsit soluția prin care să îi ajutam în această perioadă mai dificilă și, evident, în măsura în care va fi nevoie, și alți colegi au posibilitatea să o facă.

Cât despre procentul din totalul angajaților, este unul foarte mic, de circa 5%. I-am întrebat pe ceilalți colegi, cei care continuă să vină la birou, dacă nu preferă să stea acasă și deocamdată nici unul nu a dorit. Dacă va fi cazul, vom apela mai departe la această soluție.

Una dintre temele foarte importante ale zilei și pe care prea puțină lume o abordează este cea a confortului psihic al angajaților. De aceea, dincolo de interesul firesc ca lucrurile să se desfășoare cât mai bine și mai normal în ceea ce privește activitatea firmei, încercăm să identificăm soluții cât mai bune pentru a asigura liniștea colegilor. Iar lucrul remote, de acasă, s-a dovedit a fi o alternativă viabilă până în acest moment.

Puteți susține businessul la nivel normal cu restricțiile actuale și angajați lucrând de acasă?

În situația noastră, da, putem susține business-ul în limite normale. Faptul că avem colegi care lucrează și de acasă nu reprezintă un impediment, dar noi reprezentăm un caz aparte. Pentru că oferim consultanță, ne descurcăm fără probleme în situația dată, însă clienții noștri au probleme cu adevărat.

Cele mai afectate industrii sunt cea a turismului și HoReCa. Vorbim de probleme foarte serioase, spre exemplu a scăzut dramatic gradul de ocupare a camerelor, dacă ne referim la cazare. La fel, foarte multe bilete de avion au fost anulate și deocamdată nu sunt semne ca situația să se îmbunătățească prea curând. Foarte mulți se izbesc de probleme legate de cash flow, de lipsa lichidităților, iar aceasta în condițiile în care toată situația a început de curând, de circa o săptămână.

În mod similar, clienții pe care îi avem din domeniul construcțiilor au pierderi, dat fiind faptul că toți constructorii care au lucrări începute acum sunt în punctul în care nu mai au de unde să se aprovizioneze cu materiale, deoarece o mare parte a furnizorilor lor sunt din Italia și Spania. Or, după cum știm, Italia este închisă, iar prevederile de limitare a pandemiei au avut ca efect, printre altele, și limitarea transportului internațional, ceea ce a determinat îngreunarea sau chiar imposibilitatea aprovizionării cu materiale.

Apoi, o altă problemă este cea a autorităților publice. Deja vorbim despre instituții care și-au suspendat o parte din activitate. Dacă se ajunge în situația în care anumite segmente din instituțiile statului vor fi suspendate, atunci se vor bloca plățile. Aceasta înseamnă că foarte multe firme vor intra într-o lună, poate două, în incapacitate de plată și apoi în insolvență.

Revenind la AVISSO, acest lucru nu ne afectează în momentul de față, în imediat. Dar este absolut sigur că vom fi afectați ulterior, pe termen scurt și mediu. Dacă vorbim de cash flow, în măsura în care intrările clientului se diminuează, atunci el are probleme în a-și plăti furnizorii, angajații și pe noi. Iar această situație se va propaga în lanț și afectează pe toată lumea.

Tocmai de aceea, așteptăm o serie de măsuri de echilibrare a situației din partea statului român, care să vină în ajutorul antreprenorilor ce resimt sau vor resimți efectele cauzate de criza pandemică provocată de COVID-19.

Aveați deja implementată o metodologie pentru lucrul remote sau ați adoptat una ad-hoc?

Domeniul în care activăm, al consultanței, este unul care presupune un contact permanent cu clienții pentru a răspunde cât mai eficient nevoilor lor, indiferent de situație. Prin urmare, am implementat de ceva timp o structură remote, avem posibilitatea de a lucra securizat pe serverul propriu, un server dedicat. Prin acesta, avem acces la informațiile relevante fiecărei situații pe care o întâmpinăm și reușim să fim mai aproape de client, oriunde am fi.

Evident, sunt domenii care impun prezența fizică a angajaților sau în care este greu să lucrezi de acasă, dar în cazul AVISSO aceasta este o posibilitate viabilă. Prin urmare, criza de față ne-a prins pregătiți pentru această modalitate de lucru, colegii care muncesc de acasă fiind la fel de prezenți în activitatea firmei.

Cum asigurați respectarea standardelor de securitate și GDPR în cazul angajaților care lucrează de acasă?

Protecția informațiilor reprezintă o prioritate pentru orice companie. La rândul nostru, punem un accent foarte mare pe aceasta și avem grijă să fim mereu în pas cu evoluția soluțiilor de siguranță. În ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal, în cadrul AVISSO avem un responsabil pe această direcție.

Pe lângă aceasta, așa cum aminteam, avem deja o structură remote funcțională, deci nu a trebuit să improvizăm nimic. Această structură remote este securizată, accesul la server fiind imposibil în lipsa datelor de acces, ceea ce cuprinde de exemplu și accesul la un VPN specializat. Ca atare, datele ce țin de GDPR sunt în deplină siguranță, chiar și în cazul în care vorbim despre colegi care lucrează de la domiciliu, indiferent că ne referim la această perioadă de criză sau la orice alt moment.

Care estimați că este impactul imediat al epidemiei de COVID-19 asupra businessului companiei?

Efectele probabil că nu le vom resimți imediat, însă problemele apar pe termen mediu: fiind și firmă de consultanță, și firmă de contabilitate, vom resimți un impact cu siguranță, care peste câteva luni, absorbit acum în primul rând de clienții noștri, va ajunge și la noi.

Judecând după cum se prezintă lucrurile în acest moment, când criza este încă la început, trebuie să luăm în calcul și posibilitatea ca o serie de companii să dispară de pe piață, fie pentru că se retrag, fie intră în insolvență. Prin urmare, consider că este necesar ca statul să intervină.

În primul rând, trebuie să disipe sentimentul de panică ce a cuprins o parte din populație, prin mesaje clare, care să arate exact așa cum stau lucrurile. Oamenii sunt speriați, cu toții resimțim o stare de nesiguranță, iar aceasta trebuie îndepărtată de reprezentanții statului.

În al doilea rând, întreg mediul de afaceri din România nutrește convingerea că, pe fondul crizei stârnite de pandemia COVID-19, statul trebuie să susțină foarte puternic antreprenoriatul autohton, pentru a preveni apariția unei crize mai puternice. Nu mă refer neapărat la scheme de ajutor de stat pe anumite sectoare, vorbim totuși de mediul privat, dar pot fi măsuri paleative, precum scutirea de anumite taxe și impozite, suspendarea plății contribuțiilor pe domeniile afectate, pe o perioadă clar determinată.

Pentru aceasta însă avem nevoie de un organism al statului care să identifice o soluție de echilibru, să stabilească o metodologie pentru a evalua cine a fost afectat și în ce măsură de această criză. Este nevoie ca în această perioadă dificilă ANAF să ne fie un partener, nu o instituție care să pună presiune mai mare pe un antreprenoriat fragilizat.

Statul român poate să ia exemplul altor state europene, care deja au inițiat măsuri pentru a veni în sprijinul mediului de afaceri. Mai mult, UE a anunțat că va folosi 25 de miliarde de euro pentru a ajuta antreprenorii. Consider că este imperios necesar ca statul român să se implice, eventual în cadrul unei soluții europene pentru a sprijini antreprenorii români și a preveni o adevărată criză economică.