fbpx
CompaniiMediul de afaceri

Szabolcs Balázs: Cum minimalizăm riscurile cauzate de pandemie

Scris de BizTeam
Szabolcs Balázs: Cum minimalizăm riscurile cauzate de pandemie

Care sunt principalele trei amenințări la adresa continuității activităților de afaceri ale organizațiilor de retail și de e-commerce cauzate de pandemia de coronavirus și ce măsuri de minimalizare a impactului acestora puteți lua.

Text de Szabolcs Balázs, Managing Director Eastern Europe ORTEC

Problemele cauzate de pandemia de coronavirus afectează foarte mult în primul rând viața oamenilor. De asemenea, acestea au un impact din ce în ce mai mare asupra economiei globale, fiind iminentă o restructurare. Principalele sisteme care contribuie la susținerea vieții, respectiv serviciile medicale, educația, alimentele și distribuția, se confruntă cu o reală provocarea în a reacționa rapid la fluctuațiile majore ale cererii.

Organizațiile trebuie să adopte un stil de lucru agil și flexibil. Minimalizarea riscurilor în rândul oamenilor în aceste momente de mare incertitudine a devenit noua realitate. În acest articol, am identificat principalele trei amenințări la adresa continuității activităților de afaceri ale organizațiilor de retail și de e-commerce cauzate de pandemia de coronavirus și prezentăm câteva măsuri de minimalizare a impactului acestora.

În întreaga lume, guvernele au instituit un așa-numit scenariu de control maxim. Acest scenariu are scopul de a reduce curba pandemiei pentru a evita un număr foarte mare de infecții, reechilibrând presiunea asupra instituțiilor medicale. Societatea trebuie să acționeze în mod responsabil și organizațiile sunt încurajate să faciliteze și să stimuleze aceste comportamente.

Prin urmare, sănătatea angajaților și a clienților ar trebui să fie prioritatea nr. 1 a tuturor organizațiilor. Nu doar pentru a proteja sănătatea și siguranța societății, dar și pentru a asigura continuitatea activităților de afaceri minimalizând impactul economic, atât pentru organizație , cât și pentru angajați.

Flattening the curve
Sursa: London School of Economics

Domeniile retail, e-commerce și de distribuție a bunurilor sunt cruciale pentru supraviețuirea oamenilor – și a economiei – în momente de criză. Aceste industrii rezistă datorită oamenilor de pe teren, precum angajații din depozite, casieri, angajații care plasează produsele pe rafturi și șoferii care efectuează livrări. Asta înseamnă că o parte semnificativă a societății nu poate lucra de acasă și se expune zilnic unor factori de risc.

În plus, pentru majoritatea organizațiilor din aceste domenii, menținerea distanței sociale sigure în rândul clienților și a colegilor este dificilă și necesită o atenție sporită. În mod special în aceste industrii, protejarea sănătății oamenilor și minimalizarea riscurilor la adresa continuității activităților de afaceri sunt extrem de importante. Am identificat trei riscuri principale la adresa continuității activităților de afaceri cauzate de pandemia de coronavirus: restricții impuse de guverne, insuficiența forței de muncă și afectarea echilibrului dintre cerere și ofertă.

Restricții impuse de guverne

Deși reglementările impuse de autoritățile guvernamentale nu sunt sub controlul direct al organizațiilor, acestea au capacitatea și responsabilitatea de a anticipa în mod adecvat. Modalitățile de a anticipa reglementările guvernamentale și de a minimaliza potențiale riscuri suplimentare asupra continuității activităților de afaceri cauzate de restricțiile impuse de guverne includ:

  • Impunerea unor reguli clare și stricte pentru angajați: Desemnarea unui responsabil care să gestioneze și să mențină în mod strict noile reguli de afaceri.
  • Echiparea proprietăților cu bariere fizice care să încurajeze distanțarea socială:
    • Marcaje pe sol care să indice distanța minimă dorită.
    • Veste în culori țipătoare pentru a atrage atenția.
    • Plasarea unor pereți de partiționare pentru a minimaliza contactul dintre angajați și clienți.
    • Echipamente obligatorii pentru aplicarea distanțării sociale (de exemplu, cărucioare de cumpărături).
  • Adaptarea programului de lucru
    • pentru a distribui în mod uniform numărul de clienți pe parcursul zilei, reducând astfel orele de vârf.
    • Asigurarea opțiunii de aprovizionare a rafturilor în afara programului sau fără prezența unor persoane din afară.
    • Permiterea accesului în magazine a persoanelor din grupuri de risc doar în anumite intervale orare.
  • Încurajarea achitării automate (de tip self-checkout) a produselor pentru limitarea contactului uman și a fluxului de numerar.
  • Pentru e-commerce, luarea în considerare a unor intervale de timp dedicate exclusiv grupurilor de risc, cum ar fi persoanele în vârstă.
  • Livrarea bunurilor la ușă sau în spații deschise din exteriorul locuinței în locul livrării în casă (in-house delivery).

Insuficiența forței de muncă

Un al doilea risc care amenință continuitatea activităților de afaceri îl reprezintă insuficiența forței de muncă. Cererea foarte mare cauzată de cumpărăturile excesive, concediile medicale impuse de simptome precum tuse sau strănut și amenințarea infectării cu Covid-19  afectează disponibilitatea personalului. Măsurile care vor contribui la minimalizarea acestor fluctuații includ:

  • Creșterea eficienței și astfel scăderea necesității unor resurse suplimentare, luând în considerare măsurile de reducere a variabilității descrise de colegii nostri Noud Gademann(Principal Consultant Supply Chain Analytics) si Lianne van Sweeden (Analytics Consultant) . Una dintre aceste măsuri este, de exemplu, realizarea unor compromisuri în ceea ce privește nivelurile serviciilor, precum luarea în considerare a unor timpi de livrare mai îndelungați sau reducerea varietății.
  • Implementarea unui program de tipul Quick Start Onboarding. Un asemenea program va facilita instruirea de noi resurse umane (temporare) – din domenii precum cel hotelier sau catering – într-o perioadă de timp mai scurtă pentru a face față cererii crescute. Această măsură va elibera o parte din presiunea asupra angajaților actuali și va permite redistribuirea acestora către sarcini care necesită mai multă experiență.
  • Lucrul în ture. De exemplu, implementarea unui program cu ture A/B (temporare) limitează riscul transmiterii unui virus întregii echipei. Asigurați-vă că aceste (noi) reguli de planificare a forței de muncă sunt implementate în software-ul dvs.
  • Introducerea unui program flexibil între locații și rețele. Alocarea inteligentă a resurselor: luarea în considerare a realocării resurselor la locații care au o lipsă gravă de personal sau la locații care fac față unei cereri sporite. Asigurați-vă că aceste (noi) reguli de afaceri pentru planificarea forței de muncă sunt implementate în software-ul dvs.

Afectarea nivelului cererii

Cumpărăturile excesive, impactul asupra aprovizionării și o cerere neobișnuită pentru anumite produse contribuie la o schimbare neanticipată (bruscă) a cererii. Acest aspect nu reprezintă o amenințare directă la adresa continuității activităților de afaceri, dar întrucât atât cererea cât și oferta sunt mult mai puțin previzibile este foarte important să le aliniați într-un cadru foarte regulat pentru a proteja continuitatea activităților de afaceri pe termen lung. Măsurile de modelare a cererii și de adaptare a planificării capacităților pentru a face față unor schimbări semnificative ale cererii (și ofertei) cauzate de pandemie includ:

Formarea cererii

  • Adaptarea strategiei publicitare
    • Bunurile durabile precum paste, orez și ouă sunt produse cumpărate în mod excesiv în această perioadă. Pentru a modela cererea, adaptați-vă mesajele publicitatare și strategia de discount astfel încât să încurajați vânzările de bunuri proaspete sau de bunuri cu o cerere mai mică. Veți câștiga astfel mai mult timp pentru a reface stocurile de produse durabile și alte produse cu cerere mare.
    • Modificarea intervalelor orare sau a zilelor în care sunt valabile ofertele de reduceri. Aceasta contribuie la distribuirea clientelei pe durata zilelor săptămânii și la evitarea orelor de vârf.
  • Identificarea unor modalități de informare a clienți despre nivelul de ocupare al magazinelor pentru a evita supraaglomerarea. De exemplu, folosirea aplicațiilor pentru dispozitivele mobile pentru a distribui intervalele de ocupare fizică a magazinelor, și a putea recomanda clienților cel mai bun moment de vizitare a magazinului pentru a evita orele de vârf.

Planificarea capacităților

  • Identificarea unor modalități de a mări în mod structural oferta în cazul în care cererea se va menține ridicată:
    • Obținerea unor informații preliminare cu privire la capacitatea subcontractanților (logistici) și terțelor părți de interes.
    • Explorarea unor posibile cooperări cu furnizori precum hoteluri, restaurante și cafenele care acum se confruntă cu cerere limitată sau chiar nulă din cauza reglementărilor guvernamentale.
  • Examinarea oportunității de a coopera cu organizațiile locale active în domeniile hotelier și/sau de catering. Implementarea unor inițiative locale, precum opțiuni de livrarea a alimentelor prin furnizori locali în supermarketuri, poate nu doar reduce presiunea pe aprovizionare, dar poate și sprijini economia locală, consolidând asocieri pozitive cu afacerea dvs.

Transparența în momente de criză

În momente de criză, încrederea că situația se va îmbunătăți și capacitatea de a se baza pe ceva (normal) sunt foarte importante pentru oameni. În special când vine vorba de bunuri critice care le oferă sprijin în viața de zi cu zi. Lipsa informațiilor sau informațiile false pot duce la mari frustrări, deteriorând credibilitatea și încrederea în afacerea pe termen scurt și lung. Pe lângă cunoașterea și anticiparea principalelor riscuri transparența este esențială în protejarea continuității activităților dvs. de afaceri.

Încredere = Adevăr + Transparență + Relație + Experiență

Gestionarea așteptărilor

Întrucât oamenii înțeleg că obișnuitul a devenit neobișnuit, fiți realiști cu angajații și clienții. Dacă presiunea asupra afacerilor dvs din domeniile de retail sau ecommerce cauzează un nivel redus al serviciilor, comunicați acest lucru clienților. Dacă puteți livra doar săptămâna viitoare, dar politica dvs. uzuală este să livrați bunuri a doua zi, informați-vă clienții în acest sens. Fiți deschiși în ceea ce privește timpii mai mari de livrare și comunicați clienților dacă bunurile nu pot ajunge (la timp). Gestionarea așteptărilor părților interesate va duce la înțelegere și la evitarea asocierilor negative cu marca dvs.

Comunicare clară cu clienții

În procesul de gestionare a așteptărilor, organizațiile trebuie să fie atente la ce este comunicat și cum este comunicat. Confuzia și informațiile incorecte ar trebui evitate în orice moment, deoarece acestea pot duce la presupuneri false. Încercați să găsiți un echilibru între comunicarea în avans, înainte să aveți toate informațiile la dispoziție, și comunicarea întârziată, când pot fi transmise informații 100% corecte. Comunicați ce știți și fiți transparenți cu privire la ce nu știți (încă).

Vizibilitate

În momente de criză, vizibilitatea este crucială. Oamenii trebuie să aibă percepția că puteți gestiona situații neprevăzute. Aceasta contribuie la sporirea credibilității mărcii dvs. și consolidează încrederea clienților. Acțiunile clare și decisive din prezent vă ajută marca să fie mai puternică în viitor.

Concluzii

Din păcate, nu există un răspuns clar despre cum ar trebui să acționăm în momente de criză neprevăzute precum pandemia de coronavirus. Rolul critic al domeniilor retail și e-commerce este evident. În aceste momente volatile, navigând prin incertitudine, managementul solid asigură supraviețuirea unei afaceri.

Familiarizați-vă cu riscurile care amenință continuitatea activităților de afaceri și reacționați la acestea și minimalizați-le în mod adecvat. Aceste momente de criză necesită o atitudine flexibilă și agilă, o reacție rapidă și decisivă și o comunicare transparentă.

Publicat la data de: 09-04-2020