6 Beneficii ale arhivării fizice oferite de ArchivIT

Reading Time: 3 minute

Externalizarea arhivării fizice a documentelor poate ajuta companiile să-și optimizeze fluxurile operaționale, spațiul de lucru și, nu în ultimul rând, costurile aferente managementului documentelor. Condiția este ca furnizorul serviciilor de arhivare să aibă un nivel de expertiză recunoscut în domeniu.

Grație unui nivel excelent de expertiză în domeniul serviciilor de arhivare fizică și depozitare arhive, firma ArchivIT reprezintă unul dintre cei mai buni furnizori de servicii arhivistice. Totodată, ArchivIT este o subsidiară a grupului Villar International, deținând în prezent cel mai modern centru de depozitare arhivă din România.

Mai multe despre Villar International

Villar International deține și închiriază peste 500.000 metri pătrați în Israel și România, fiind specializat în construirea de centre logistice la scară largă, adaptate nevoilor clienților săi. Centrul Logistic Villar din comuna Dragomirești, de exemplu, oferă spre închiriere spații de depozitare și spații de birouri concepute și realizate la cele mai înalte standarde calitative.

Beneficiile arhivării fizice oferite de ArchivIT

Iată care sunt cele 6 beneficii majore garantate de compania ArchivIT clienților săi.

Siguranța arhivei

ArchivIT prestează servicii de depozitare arhivă în cadrul singurei clădiri din România proiectate și construite de experți exclusiv cu scopul stocării arhivei, clădire recepționată cu nota 10 de către ISU Ilfov.

Depozitarea arhivelor într-un spațiu special construit în acest scop, cum este depozitul ArchivIT, aduce cu sine mai multe beneficii:

Temperatură și umiditate monitorizate și controlate 24/7;
Rafturi metalice proiectate pentru a rezista la mișcări seismice cu o magnitudine de peste 8 grade pe scara Richter;
Echipa de pompieri 24/7;
Sisteme performante de prevenție și stingere a incendiilor;
Sisteme de alarmă, pază permanentă, monitorizare CCTV 24/7;
Autorizație PSI pentru depozitare arhivă și toate certificările ISO;
Planificare logistică efectuată de specialiști;
Confidențialitate garantată;
Personal calificat pentru managementul arhivei.

2. Servicii de arhivare profesionale personalizate

ArchivIT lucrează doar cu personal specializat în arhivistică, absolvenți ai facultăților de profil. Mai mult, specialiștii companiei au experientă solidă în domeniu și la dispoziția lor stau cele mai eficiente echipamente.

Unul dintre secretele din spatele brandului ArchivIT este sintetizat în această afirmație a reprezentanților companiei: ”Credem că fiecare client este unic și că serviciile noastre trebuie să raspundă cerințelor sale. Cu ajutorul profesioniștilor noștri, vom găsi cea mai bună opțiune pentru ca serviciile noastre de arhivare să se muleze perfect pe nevoile dumneavoastră!”

3. Acces rapid la documentele arhivate

Profesioniștii ArchivIT vă asigură acces rapid la documentele de care aveți nevoie, oricând și oriunde v-ați afla. Astfel, niciodată nu veți fi pus în situația de a pierde timp, bani sau documente importante.

Există 3 modalități de a accesa arhiva stocată în depozitul ArchivIT:

Trimiterea documentului solicitat scanat pe email sau prin fax, în cel mai scurt timp posibil;
Aducerea fizică a cutiilor de arhivare sau a dosarelor la sediul dumneavoastră, în regim normal (24 ore) sau în regim de urgență (max. 4 ore);
Accesul în « Camera vizitatorului » din depozitul ArchivIT.

4. Costuri de arhivare reduse

Reducerea costurilor aferente serviciilor de arhivare oferite este unul dintre cele mai importante obiective ale companiei. Beneficiile care derivă de aici sunt următoarele:

Spațiul firmei dumneavoastră este optimizat pentru scopul inițial;
Angajații companiei lucrează pentru profitul firmei și specialiștii ArchivIT se ocupă de arhiva dumneavoastră;
Se înlătură riscul pierderii sau deteriorării de documente importante;
Arhiva expirată este distrusă la timp pentru a evita generarea costurilor inutile.

5. Confidențialitate în administrarea arhivei

ArchivIT a luat toate măsurile de precauție pentru ca documentele dumneavoastră să fie întotdeauna în siguranță. Concret, confidențialitatea în administrarea arhivei se traduce prin:

Contract de confidențialitate semnat de fiecare angajat ArchivIT;
Acces în depozit pe bază de card magnetic autorizat pe nivele de siguranță;
Monitorizare CCTV interioară și exterioară permanentă;
Pază 24 ore/7 zile din 7;
Back-up și Disaster Recovery pentru arhiva dumneavoastră;
Un angajament ferm asumat prin contract pentru protecția datelor cu caracter personal;
Software dedicat pentru managementul înregistrărilor cu nivele prestabilite de acces.

6. Flexibilitatea și transparența serviciilor

Cele 7 reguli pe care le respectă compania ArchivIT sunt următoarele:

Nu percepe taxe ascunse și costuri suplimentare.
Nu constrânge clienții să încheie contract pe durată fixă.
Nu are taxe de închidere de cont.
Nu impune exclusivitate în colaborare.
Nu impune o cantitate minimă de cutii de arhivare și nici cantitate minimă colectată lunar.
Se plătește o singură taxă pentru retragere care include și returnarea la raft.
Procesul operațional este agreat cu clientul în funcție de necesitățile fiecăruia.

Aceste beneficii sunt motivele pentru care considerăm că ArchivIT reprezintă cea mai bună soluție de externalizare a serviciilor de arhivare fizică și depozitare arhive disponibilă în România.

Pentru mai multe informații sau pentru a solicita o ofertă personalizată, contactați reprezentanții companiei!

DATE DE CONTACT

Telefon: 021.467.05.34
E-mail: sales@archivit.ro
Website: https://www.archivit.ro

ArchivIT