5 motive pentru a organiza evenimente în spații alternative

Dacă vrei gândești afară din cutie, e uneori util să te întâlnești afară din birou. Ce-ar fi să o faci într-un spațiu adaptat, cu design plăcut, unde nici nu trebuie să-ți comanzi singur masa de prânz?

Întâlnirile și ședințele sunt o necesitate pentru orice organizație. După 2 ani pandemici cu ședințe ținute pe Zoom, la nivel internațional multe industrii sau tipuri de evenimente care au revenit în offline nu se mai muțumesc cu săli anoste de ședințe corporate, ballroom-uri de hotel sau centre de conferințe. Așa au început să apară prezentări financiare la crame, întâlniri cu investorii la muzeu, lansări de produse în grădini. Printre spațiile alternative de evenimente, centrele de coworking se remarcă prin adaptabilitate, accesibilitate și confort.

Iată 5 motive pentru care un spațiu alternativ de întâlnire poate fi alegerea potrivită pentru evenimentele de vara asta:

1. Interioare plăcute, moderne și confortabile

În ciuda importanței unei săli de ședințe în cadrul unei organizații, micile detalii nu sunt mereu bine puse la punct – spațiul e prea mare sau prea înghesuit, decorul e învechit sau lipsește cu desăvârșire, iluminatul e slab și scaunele sunt incomode.

Confortul participanților într-o sală de conferințe ar trebui să fie o prioritate, având în vedere numărul de ore pe care le petrecem în ședințe în ziua de azi, dar acest lucru nu e mereu valabil. O sală cu design inspirațional și mobilier ergonomic, precum cele din spațiile de coworking, contribuie la o atmosferă plăcută și la productivitatea întâlnirilor.

„Un beneficiu important adus de folosirea spațiilor alternative de evenimente comparativ cu cele clasice este spațiul în sine. Orice divagație de la clasica și formala sală de întalniri din cadrul unui hotel de exemplu este binevenită”, spune Cătălina Sandu, Sales & Operations Manager la Impact Hub Bucharest.

„Oamenii își doresc culoare, un vibe mai puțin formal, un spațiu care să nu inspire strictețe, ci creativitate. Iar Impact Hub Bucharest oferă exact aceste lucruri: spații generoase, cu multă lumină naturală, cu plante naturale, culoare și multă energie pozitivă.”

• Sisteme de comunicații avansate

Ședința în care fiecare vine doar cu o agendă, un pix și propria creativitate a rămas în trecut, mai ales după doi ani în care aproape totul s-a întâmplat online și tendința tot mai puternică de a ne baza pe unelte și aplicații online în munca de zi cu zi. De aceea, pentru majoritatea întâlnirilor de business e nevoie de sisteme avansate de videoconferință sau alte facilități.

Sălile din spațiile alternative au cele mai bune echipamente, precum whiteboards, proiectoare, ecrane sau sisteme de teleconferință, și conexiune foarte rapidă și sigură la internet, ca să ai la dispoziție tot ce-ți trebuie pentru a organiza o întâlnire de succes. În plus, nu trebuie să te ocupi tu de mentenanța a cinci feluri diferite de aparate.

• Servicii complete

Atunci când schimbi peisajul și organizezi o întâlnire sau o prezentare în afara biroului, logistica poate deveni adesea copleșitoare. Pe lângă închirierea unei săli, trebuie să te ocupi de apă, cafea și gustări, să comanzi masa de prânz și să aduci diferite echipamente de care ai nevoie.

În spațiile de coworking, primești însă servicii complete și nu mai trebuie să-ți bați capul cu alți furnizori, pentru că ai la dispoziție o echipă dedicată. „La Impact Hub Bucharest colaborăm cu parteneri de încredere care oferă servicii de catering pentru evenimente, dar am adus în spațiu, la nevoie, și cabină de traduceri, sistem de sunet profesionist sau frigidere pentru băuturi. Deși nu oferim noi direct aceste servicii, avem un portofoliu de parteneri de încredere, lucru care ușurează foarte mult munca clientului, întrucât acesta nu mai este nevoit să caute pe cont propriu variante de servicii complementare.”, spune Cătălina Sandu.

• Rentabilitate

Organizațiile pot lua în considerare organizarea de întâlniri sau prezentări în spațiile dedicate din hoteluri, dar cheltuielile pot exploda dacă întâlnirile sau evenimentele au loc frecvent. Sălile de întâlnire din spațiile alternative oferă un raport calitate/preț mult mai bun, mai ales în cazul contractelor pe termen mediu și lung.

• Flexibilitate

Unul dintre avantajele închirierii unei săli de ședințe într-un spațiu de coworking este că, în funcție de amploarea evenimentului pe care-l organizezi, poți alege din mai multe tipuri de săli, cu mai multe sau mai puține locuri, iar spațiul poate fi amenajat în diverse feluri, deoarece este flexibil.

Dacă o companie, de exemplu, dorește să găzduiască o întâlnire doar pentru echipa de vânzări, dacă este prezent tot personalul sau dacă planifică o prezentare de amploare pentru  o asistență numeroasă, spațiul sălii de ședințe poate fi personalizat pentru a răspunde nevoilor specifice evenimentului. Acest lucru permite chiar și startupurilor sau organizațiilor de dimensiuni reduse să organizeze o întâlnire de afaceri într-un cadru profesional.

• Amplasare convenabilă

Oricât de bine ar suna să ții o prezentare de produs la un conac în mijlocul unei podgorii, șansele ca invitații să-și facă timp și să bată drumul până acolo sunt tot mai mici pe măsură ce te depărtezi de centrul orașului. Unele spații de coworking sunt însă situate în locații privilegiate, unde accesul se face ușor cu mijloace de transport în comun.

„Cred că beneficiul care cântărește cel mai mult în alegerea unui spațiu alternativ este localizarea acestuia: cât mai central, cât mai ușor de accesat cu ajutorul mijloacelor de transport în comun. Ori noi suntem amplasați chiar în inima Bucureștiului, la două minute de Universitate”, spune Cătălina Sandu, Sales & Operations Manager la Impact Hub Bucharest.

În perioada 1 iulie- 30 august 2023, Impact Hub Bucharest derulează o campanie de prețuri preferențiale pentru sălile de întâlniri și evenimente, cu până la 50% discount.

Descoperă un spațiu complet echipat pentru întâlnirea, workshop-ul sau conferința ta în cele 10 săli disponibile la Impact Hub Bucharest! Vara aceasta te așteptăm în inima capitalei cu reduceri de până la 50% la sălile de evenimente și întâlniri. Sălile de întâlniri pot găzdui până la 10 persoane, iar spațiul nostru alternativ de evenimente poate găzdui, la cerere, maximum 100 persoane.

Rezervă o sală până la finalul lunii august și beneficiezi de prețuri speciale. Solicită oferta, bifând opțiunea în formularul dedicat, aici.